Üks kaart iga toetaja kohta: Teie meeskonna sisestatud annetuste ajalugu, korduvate kohustuste register ja paneelist koostatavad nummerdatud kviitungid – mitte tabel, mida peab üksainus inimene.
Ühingus või sihtasutuses on annetajate andmed tavaliselt laiali: ühes tabelis pangakontole laekunud summad, teises sponsorid ja kaustatäis käsitsi kirjutatud kviitungeid. Kui faile pidanud inimene lahkub, kaob organisatsiooni mälu. 4ong toob kõik paneeli kokku: kontaktikaart (isik või organisatsioon) koos nõusolekuga kanalite kaupa, Teie meeskonna sisestatud annetused, korduvate kohustuste register koos järgmiste tähtaegade ja maksmata jäänud maksetega ning nummerdatud kviitungid. Oluline teada: 4ong ei töötle makseid ega saada sõnumeid – see on register ja arvutaja Teie vahendite kogumise toeks.
Kontaktikaardile koondub ühte kohta isiku või organisatsiooni teave, sildid ja rollid ning nõusolek iga kanali jaoks – e-post, SMS, telefon, post – koos muudatuste ajalooga. Selle kõrval on registreeritud annetused kuupäeva ja liigiga: annetus, liikmemaks või sponsorlus. Kuna annetust ei kustutata, vaid see tühistatakse, jääb ajalugu täielikuks. Summad sisestab Teie meeskond siis, kui raha on kontole või kassasse jõudnud; 4ong ei loe pangaväljavõtteid.
Korduvannetused on organisatsiooni kõige stabiilsem tuluallikas ja samas kõige halvemini jälgitud: püsikorraldus katkeb ning organisatsioon saab sellest teada alles kuude pärast. 4ongis on igal korduval kohustusel summa, sagedus ja järgmine tähtaeg. Kui oodatud makset pole registreeritud, kuvatakse kohustus maksmata jäänuna ning see ilmub rakenduse hoiatustes. 4ong ei võta midagi automaatselt maha – ei otsekorraldust ega kaardimakset –, makse registreerite Teie ise. Register on kasutatav alates paketist Plus.
Annetuse kaardilt koostate kviitungi katkematult nummerdatud seeriasse ilma lünkadeta (näiteks CH-2026-000001) ning iga annetaja jaoks aastase annetustõendi – alates paketist Plus. Väljastamine on Teie tegevus: annetajale ei saadeta automaatselt midagi. Prinditavad dokumendid on praegu koostatud Rumeenia õiguse alusel ja rumeenia keeles.
Annetajate andmed on isikuandmed ning paljudes organisatsioonides liiguvad need endiselt e-kirja manustena. 4ong hoiab need ühes kohas, juurdepääs on rollide ja jaotiste kaupa: ürituse ettevalmistaja ei pea nägema summasid, raamatupidaja näeb seda, mida vajab. Nõusolek märgitakse kanalite kaupa koos ajalooga ning andmed saab isiku soovil anonüümseks muuta. 4ong ei saada annetajatele ise sõnumeid: registreeritud nõusolek on register, mida Teie järgite, kui suhtlete väljaspool platvormi.
Jah, kontaktide CSV-impordina: kuni 1000 rida ühe päringu kohta, enne salvestamist proovijooksuga ja duplikaatide tuvastamisega – sama e-posti aadress või sama tunnuskood. Import hõlmab kontakte; annetused registreerib meeskond seejärel iga annetaja kaardil.
Igal korduval kohustusel on järgmine tähtaeg. Kui makset pole selleks ajaks registreeritud, märgitakse kohustus maksmata jäänuks ja see ilmub rakenduse hoiatustes. 4ong ei võta midagi automaatselt maha: makse registreerite siis, kui see kontole laekub.
Jah, alates paketist Plus: kviitung koostatakse annetuse kaardilt nummerdatud seeriasse ilma lünkadeta ning iga annetaja kohta aastane annetustõend. Väljastamine on Teie tegevus, annetajale ei lähe midagi iseenesest. Prinditavad dokumendid on praegu koostatud Rumeenia õiguse alusel ja rumeenia keeles.
Ei. 4ongis pole avalikke annetuslehti, annetusvorme ega maksetöötlust. Kontole, kassasse või üritusel laekunud annetused sisestab Teie meeskond registrisse.
Juurdepääs antakse rollide ja jaotiste kaupa. Vabatahtlikul võib olla ligipääs ainult kontaktandmetele, annetused ja finantsdokumendid on nähtavad ainult neile rollidele, kes neid vajavad.
Ei. 4ong peab annetajate operatiivregistrit; olemasolevad väljundid on CSV-eksport ja prinditavad dokumendid – raamatupidamistarkvarasse eksporti ei ole. Kahekordne raamatupidamine jääb Teie raamatupidaja või tema tarkvara ülesandeks.
Impordite kontaktid CSV-failist ja igal toetajal on kaart koos nõusolekuga kanalite kaupa; annetused ja nummerdatud kviitungid hoitakse samas registris.
