Spenderverwaltung für Vereine und Stiftungen

Gönnerregister und Spendenerfassung für Ihren Verein

Jede Gönnerin und jeder Gönner erhält eine Karte mit den Zuwendungen, die Ihre Geschäftsstelle verbucht hat – dazu ein Register der Daueraufträge und Quittungen mit Laufnummer, statt einer Datei, die nur eine Person versteht.

Bei einem kleinen Verein oder einer Stiftung liegen die Spenderangaben meist an mehreren Orten: Die Kassierin pflegt eine Liste der Einzahlungen auf das Postkonto, der Präsident eine zweite mit den Firmengönnern, und die Quittungsdoppel stecken in einem Bundesordner. Wechselt die Person, die all das nachgeführt hat, geht das Wissen verloren. 4ong legt es im Panel zusammen: für jede Person und jede Organisation eine Kontaktkarte, auf der die Einwilligung je Kanal vermerkt ist; dazu die vom Team verbuchten Zuwendungen, das Verzeichnis der Dauerzusagen mit Fälligkeit und Ausstand und die Quittungen mit Laufnummer. Wichtig vorab: 4ong nimmt kein Geld entgegen und versendet nichts. Es ist Ihr Register und Rechenblatt; die Gönnerpflege selbst machen weiterhin Sie.

Pro Person oder Organisation eine Karte mit Adresse, Schlagwörtern und Rollen; zu E-Mail, SMS, Telefon und Brief wird die Einwilligung samt ihrer Geschichte geführt.
Zuwendungen werden von Hand eingetragen – Spende, Mitgliederbeitrag, Sponsoring. Gelöscht wird nie, eine Zuwendung kann nur annulliert werden; Geld bewegt 4ong nicht.
Regelmässige Zusagen im Register: Betrag, Rhythmus, nächster Termin, verpasste Zahlungen gekennzeichnet. Abgebucht wird nichts (ab Paket Plus).
Quittungen mit Laufnummer ohne Unterbruch (Muster CH-2026-000001) und pro Spender ein Jahresausweis, beides aus der Zuwendungskarte erzeugt (ab Paket Plus).
Sponsoringverträge mit eigener Nummer, Etappenzahlungen und abgemachten Gegenleistungen sowie eine Sponsorenliste fürs Jahr.
Kontakte lassen sich als CSV einlesen: zuerst ein Probelauf, dann das Speichern, mit Prüfung auf doppelte E-Mail-Adressen oder Identifikationsnummern.
Berechtigungen nach Rolle und Bereich; auf Verlangen einer Person werden deren Daten anonymisiert.

Die Gönnerkarte im Detail

Eine Karte vereint, was sonst über Ordner und Dateien verstreut ist: was über die Person oder Organisation bekannt ist, dazu Schlagwörter, Rollen und die Einwilligung zu E-Mail, SMS, Telefon und Brief samt allen Änderungen. Daneben die Zuwendungen mit Datum und Art: Spende, Mitgliederbeitrag oder Sponsoring. Da nichts gelöscht, sondern höchstens annulliert wird, lässt sich auch nach einem Wechsel im Vorstand noch nachvollziehen, was wann verbucht wurde. Die Beträge trägt Ihr Team nach, sobald das Geld auf dem Postkonto oder in der Handkasse liegt; Kontoauszüge liest 4ong nicht.

Wiederkehrende Zusagen: nachführen statt einziehen

Wer jedes Quartal CHF 50 zusagt, ist für viele Stiftungen und Vereine die planbarste Einnahme – und trotzdem diejenige, die am ehesten untergeht: Der Dauerauftrag wird still gekündigt, und es fällt erst Monate später auf. Jede Zusage hat in 4ong einen Betrag, einen Rhythmus und einen nächsten Termin. Ist bis zu diesem Datum keine Zahlung eingetragen, wird sie als verpasst gekennzeichnet und taucht unter den Hinweisen in der Anwendung auf. Ein Einzug findet nie statt, weder mit Lastschrift noch mit Kreditkarte; Sie tragen die Zahlung ein, wenn sie angekommen ist. Das Register gehört zum Paket Plus.

Quittungen und Jahresausweis

Ab Paket Plus erstellen Sie aus der Zuwendungskarte eine Quittung in einer durchlaufenden Nummernfolge (zum Beispiel CH-2026-000001) und pro Spenderin oder Spender einen Jahresausweis. Den Anstoss geben Sie selbst mit einem Klick; automatisch erhält niemand etwas. Die Ausdrucke sind vorläufig nach rumänischem Recht aufgebaut und rumänisch beschriftet.

Umgang mit den Daten der Gönnerschaft

Angaben zu Spenderinnen und Spendern sind Personendaten, und trotzdem reisen sie in vielen Geschäftsstellen als Anhang durch die Postfächer. In 4ong liegen sie zentral, und wer was sehen darf, richtet sich nach Rolle und Bereich: Die Person, die den Vereinsanlass vorbereitet, braucht keine Beträge, die Treuhandstelle schon. Die Einwilligung wird für jeden Kanal samt Verlauf geführt, und wer es wünscht, wird anonymisiert. 4ong schreibt die Gönner nicht selber an – die gespeicherte Einwilligung hilft Ihnen, wenn Sie ausserhalb der Plattform Kontakt aufnehmen.

Häufige Fragen

Kann ich meine Adressen aus einer Excel-Liste übernehmen?

Ja, als CSV-Datei mit Kontakten, bis zu 1’000 Zeilen pro Vorgang. Zuerst läuft ein Test ohne Speichern, dabei werden doppelte E-Mail-Adressen und gleiche Identifikationsnummern erkannt. Übernommen werden nur Kontakte; Zuwendungen trägt Ihr Team anschliessend in der Karte ein.

Woran merke ich, dass eine Zusage nicht bezahlt wurde?

Jede Zusage kennt ihren nächsten Termin. Fehlt dann der Eintrag einer Zahlung, erscheint sie als verpasst, auch bei den Hinweisen in der Anwendung. 4ong bucht nichts ab: Sie erfassen die Zahlung selbst, sobald sie auf Ihrem Konto sichtbar wird.

Gibt es Spendenquittungen?

Ja, ab Paket Plus. Aus der Zuwendungskarte entsteht eine Quittung mit Laufnummer, pro Spender zusätzlich der Jahresausweis. Sie stossen die Erstellung an, versendet wird nichts. Die Ausdrucke sind vorläufig nach rumänischem Recht aufgebaut und rumänisch beschriftet.

Kann ich mit 4ong online Spenden sammeln?

Nein. Spendenseiten im Netz, Spendenformulare und eine Abwicklung von Zahlungen sind nicht Teil von 4ong. Was bar, per Einzahlung oder an einem Anlass hereinkommt, tragen Sie von Hand in das Register ein.

Wer sieht, wie viel jemand gespendet hat?

Sie vergeben Zugriffe nach Rolle und Bereich. So kann etwa eine freiwillige Helferin ausschliesslich Adressen einsehen; Beträge und Finanzunterlagen öffnen nur jene Rollen, die damit arbeiten.

Brauche ich trotzdem noch ein Buchhaltungsprogramm?

Ja. 4ong führt das Register der Spenden im Alltag. Herausgeben lässt sich ein CSV-Auszug und was gedruckt werden kann; an Buchhaltungsprogramme wird nichts übermittelt. Die doppelte Buchhaltung machen weiterhin Ihr Treuhänder und dessen Software.

Gönner nicht mehr in fünf Listen suchen müssen

Adressen als CSV einlesen, pro Person eine Karte mit Einwilligung je Kanal führen und Zuwendungen samt Quittungsnummern im selben Register nachtragen.

Preise ansehen Berater kontaktieren