Verwaltung Ehrenamtlicher und Stundenerfassung

Freiwilligenarbeit im Verein: Einsatzstunden erfassen

Ein Verzeichnis der Freiwilligen, eine Vereinbarung mit Aufgabenblatt, durch die Organisation eingetragene und bestätigte Stunden sowie eine Bestätigung mit Laufnummer.

Viele Vereine leben von ihren Freiwilligen und wissen doch am wenigsten über sie: Die Telefonnummern stehen in einem Gruppenchat, die Anwesenheit auf einem Zettel, und wenn jemand für die Lehrstellensuche einen Nachweis braucht, wird er rasch zusammengetippt. In 4ong gibt es ein Verzeichnis mit Laufnummern, dazu die Vereinbarung samt Aufgabenblatt. Die Organisation trägt die geleisteten Stunden ein, bestätigt sie, und aus den bestätigten Stunden entsteht eine Bestätigung mit Laufnummer. Das System hält die Spielregeln durch: Wer noch nicht volljährig ist, braucht die Zusage der Eltern oder einer Vertretung, und solange keine laufende Vereinbarung besteht, ist weder ein Einsatz noch eine Stundenbuchung möglich.

Verzeichnis der Freiwilligen mit Laufnummern und Kontaktdaten.
Die Vereinbarung samt Aufgabenblatt liegt direkt bei der Person.
Für Personen unter 18 muss die Zusage der Eltern oder einer Vertretung vorliegen; ohne laufende Vereinbarung geht weder Einsatz noch Stundenbuchung.
Stunden werden durch die Organisation eingetragen, nie von den Freiwilligen selbst, und danach einzeln bestätigt.
Pro Person die Summe der bestätigten Stunden – die Grundlage der Bestätigung.
Eine Bestätigung mit Laufnummer, erzeugt aus den bestätigten Stunden; die Nummernfolge bleibt ohne Unterbruch.
Höchstzahl aktiver Freiwilliger je Paket: Start 10 · Plus 50 · Pro 200 · Premium 800.
Meldung in der Anwendung, wenn jemand ohne laufende Vereinbarung geführt wird.

Anmeldung, Vereinbarung, erster Einsatz

Meldet sich jemand zum Helfen, kommt die Person mit den Kontaktdaten ins Verzeichnis. Danach wird die Vereinbarung samt Aufgabenblatt hinterlegt; ist die Person minderjährig, liegt das Einverständnis der Eltern oder einer Vertretung vor. Solange keine laufende Vereinbarung besteht, lässt das System weder einen Einsatz noch Stunden zu, und eine Meldung in der Anwendung zeigt solche Fälle an. Es hängt also nicht mehr an der einen Liste, die jemand auf dem eigenen Telefon nachführt.

Stunden: erst eintragen, dann bestätigen

Die Stunden schreibt die Organisation auf, nicht die Freiwilligen: Ein Zugang für Freiwillige existiert in 4ong nicht. Jeder Eintrag wird eigens bestätigt, und erst bestätigte Stunden zählen für Summe und Bestätigung. Geldgeber glauben eher einem Verzeichnis, das laufend nachgeführt wurde, als einer runden Zahl, die erst zum Schluss geschätzt wird. Die Zahl der gleichzeitig aktiven Freiwilligen wird durch das Paket begrenzt.

Vereinbarung und Bestätigung

Zur sauberen Ablage zählen die schriftliche Abmachung sowie ein Beleg über den tatsächlich erbrachten Einsatz. In 4ong wird die Vereinbarung samt Aufgabenblatt bei der Person festgehalten. Die Bestätigung hat eine Laufnummer und wird auf Anfrage aus den bestätigten Stunden erzeugt – niemand muss sie aus dem Gedächtnis zusammensetzen, wenn ein Nachweis für die Bewerbung fehlt. Die Ausdrucke sind vorläufig nach rumänischem Recht aufgebaut und rumänisch beschriftet.

Alle Rollen einer Person in einer Datenbank

Häufig ist dieselbe Person Freiwillige, Gönnerin und Mitglied des Vereins zugleich. In getrennten Dateien sieht niemand diese drei Rollen nebeneinander. In 4ong sind alle Personen Kontakte mit Schlagwörtern und Rollen in einer Datenbank, und die Einwilligung wird pro Kanal mit Verlauf geführt. Wenn Sie Freiwillige informieren, geschieht das ausserhalb der Plattform und durch Sie; 4ong verschickt keine Mails, SMS oder Hinweise.

Häufige Fragen

Wer schreibt die Einsatzstunden auf?

Ihre Organisation. Freiwillige haben keinen eigenen Zugang und buchen nichts selbst; das Team trägt die Stunden ein und bestätigt sie; aus der Summe je Person entsteht später die Bestätigung.

Wo liegt die Vereinbarung mit den Freiwilligen?

Direkt bei der Person, mit dem Aufgabenblatt. Fehlt eine laufende Vereinbarung, kann niemand zu einem Einsatz eingeteilt werden, und Stunden werden nicht gebucht.

Wie erhalte ich die Bestätigung für eine freiwillige Person?

Sie wird aus den bestätigten Stunden erzeugt und hat eine Laufnummer ohne Unterbruch in der Folge. Die Erstellung stossen Sie an; zugeschickt wird nichts. Die Ausdrucke sind vorläufig nach rumänischem Recht aufgebaut und rumänisch beschriftet.

Wie viele aktive Freiwillige sind pro Paket möglich?

Das Paket setzt die Grenze: 10 / 50 / 200 / 800 aktive Freiwillige für Start, Plus, Pro und Premium.

Was gilt bei Jugendlichen unter 18?

Das Einverständnis der Eltern oder einer Vertretung muss auf der Karte stehen, bevor ein Einsatz zugewiesen werden kann. Diese Regel prüft das System selber, man muss sie nicht im Kopf behalten.

Darf jemand zugleich Freiwillige und Mitglied oder Gönnerin sein?

Ja, alle Personen stehen als Kontakte in einer Datenbank mit Schlagwörtern und Rollen. Niemand muss auf mehreren Listen doppelt nachgeführt werden.

Die Helferliste aus dem Gruppenchat nehmen

Wer mithilft, steht im Verzeichnis; Vereinbarung, bestätigte Einsatzstunden und Bestätigung mit Laufnummer hängen an derselben Karte.

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