Pro Position statt als Gesamtbetrag
Wer ein Projekt mitträgt, will selten wissen, was insgesamt ausgegeben wurde, sondern was auf jeder bewilligten Position. Darum wird das Budget in 4ong nach Kostenarten geführt – etwa Personal, Reisekosten, Material, Aufträge an Dritte, Verwaltungsanteil, wie von der Förderstelle zugesagt – und jede Ausgabe einer Position zugewiesen. Neben dem Plan sehen Sie den Verbrauch pro Position; eine Überschreitung fällt im Monat auf, in dem sie entsteht, und nicht erst in der Schlussrechnung, wenn sich kaum mehr etwas ändern lässt.
Termine für Berichte vor Augen
Jeder Beitrag hat seine eigenen Fristen: ein Zwischenbericht zur Halbzeit, die Schlussrechnung am Ende, dazwischen Auszahlungsgesuche. Laufen fünf Projekte bei fünf Geldgebern, sorgt dieser Terminplan am häufigsten für Hektik. Bei 4ong stehen die Termine im Kalender des jeweiligen Projekts, und bei einem nahenden Datum meldet sich die Anwendung. Diese Meldungen bleiben in der Anwendung; Mails und SMS gehen nicht raus.
Die Zahlen für die Schlussrechnung
Für die Schlussrechnung sind die Zahlen vorbereitet: Ausgaben pro Position, dem zugesagten Budget gegenübergestellt. Jede Ausgabe verweist auf ihren Beleg – ein Text oder eine URL zum Ablageort –, sodass Sie bei einer Rückfrage der Geldgeber nicht suchen müssen. Dateien lädt 4ong nicht hoch, und einen Bericht zum Inhalt oder zu den Finanzen verfasst es auch nicht: Die Worte dazu schreiben Sie, gestützt auf die Zahlen im Panel.
Umfang des Moduls und seine Grenzen
Das Modul hält die Übersicht der Gesuche, das Budget nach Positionen, die Ausgaben mit Belegverweis und den Berichtskalender zusammen; wie viele Projekte offen bleiben dürfen, legt das Paket fest. Indikatoren misst es nicht, Dateien nimmt es nicht an, Berichte für Geldgeber verfasst es nicht, und die Buchhaltung ersetzt es auch nicht – die doppelte Buchhaltung machen Ihr Treuhänder und dessen Software. Wenn Sie vor allem Budget und Termine klar im Register haben möchten, ist das genau seine Aufgabe.
