Gestion des donateurs pour les ONG

Gestion des donateurs pour ASBL et fondations

Chaque soutien a sa fiche : historique des dons encodés par votre équipe, registre des engagements réguliers et reçus numérotés — plutôt qu’un fichier que seule une personne comprend.

Dans une petite ASBL ou une fondation, les données des donateurs traînent un peu partout : un fichier pour les virements, un autre pour les mécènes, un carnet de reçus rempli à la main. Le jour où le ou la bénévole qui tenait tout cela passe le relais, personne ne sait plus qui a donné quoi. 4ong rassemble ces éléments dans votre panneau : une fiche par contact (particulier ou structure) où l’accord de contact est noté pour chaque canal, les dons encodés par votre équipe, un registre des engagements réguliers qui affiche l’échéance suivante et les arriérés, ainsi que des reçus numérotés. Précision utile : 4ong n’encaisse rien et ne contacte personne ; il sert de registre et de calculette pour vos collectes.

Une fiche pour chaque particulier ou organisation — coordonnées, étiquettes, rôles, et accord de contact noté canal par canal (courriel, GSM, téléphone fixe, courrier postal), historique à l’appui.
Dons encodés à la main (libéralité, cotisation, sponsoring) ; un don ne s’efface jamais, on l’annule. 4ong ne gère aucun paiement.
Engagements réguliers tenus sous forme de registre — montant, rythme, échéance suivante, arriérés signalés ; 4ong n’opère aucun prélèvement (à partir de l’offre Plus).
Reçus numérotés (du type CH-2026-000001, sans numéro manquant) et, pour chaque donateur, une attestation annuelle, tirés de chaque fiche de don (offre Plus et au-delà).
Conventions de sponsoring numérotées, avec leurs tranches de paiement, leurs contreparties et la liste annuelle des sponsors.
Import CSV de contacts : essai à blanc avant validation et repérage des doublons (même adresse e-mail ou même identifiant d’organisation).
Droits d’accès selon le rôle et la section, et anonymisation RGPD à la demande de la personne.

Ce que contient une fiche de donateur

Sur une seule page, vous retrouvez l’identité du contact, ses étiquettes et ses rôles, puis l’accord qu’il a donné pour chaque canal (courriel, GSM, téléphone fixe, courrier), avec la trace de ses modifications. Viennent ensuite les dons encodés, datés et rangés par nature : libéralité, cotisation ou sponsoring. Puisqu’un don ne disparaît jamais mais passe simplement à l’état annulé, l’historique reste lisible des années plus tard. Ce sont vos équipes qui encodent les montants quand ils arrivent sur le compte ou dans la caisse du souper ; 4ong ne consulte pas vos extraits de compte.

Dons réguliers : on les enregistre, on ne les perçoit pas

Un ordre permanent est souvent la ressource la plus fiable d’une ASBL, et pourtant celle qu’on surveille le moins : il s’arrête sans bruit et on s’en rend compte au bout de plusieurs mois. Dans 4ong, chaque engagement régulier porte un montant, un rythme et une date d’échéance suivante. Si le paiement attendu n’a pas été encodé à temps, l’engagement passe en retard et remonte dans les alertes de l’application. Rien n’est prélevé par 4ong, ni par domiciliation ni par carte : le paiement, c’est vous qui l’encodez. Ce registre est accessible à partir de l’offre Plus.

Reçus numérotés et attestation de fin d’année

À partir de la fiche d’un don, vous éditez le reçu dans une série continue et sans interruption (p. ex. CH-2026-000001), puis, pour chaque donateur, son attestation annuelle de dons — offre Plus et au-delà. C’est vous qui déclenchez l’émission : le donateur ne reçoit rien automatiquement. Pour l’instant, les documents imprimables sont établis selon le droit roumain et uniquement en roumain.

Des données de soutiens à garder sous clé

L’adresse et le montant donné par un soutien relèvent de la vie privée, et dans bien des associations ils circulent encore de boîte mail en boîte mail. Avec 4ong, elles restent au même endroit, derrière des droits d’accès par rôle et par section : la personne qui prépare la brocante n’a pas besoin de voir les montants, la trésorerie voit ce qui la concerne. Le consentement est consigné canal par canal avec son historique, et une fiche peut être anonymisée si la personne le demande. 4ong n’écrit jamais aux donateurs : l’accord noté est une trace dont vous tenez compte quand vous les contactez par vos propres moyens.

Questions fréquentes

Mon carnet d’adresses est dans un tableur : puis-je le reprendre ?

Oui, via l’import CSV de contacts : 1 000 lignes au maximum par envoi, avec un essai à blanc avant validation et un repérage des doublons sur l’adresse e-mail ou l’identifiant d’organisation. L’import ne porte que sur les contacts ; les dons, votre équipe les encode ensuite dans la fiche de chaque donateur.

Comment repérer un engagement régulier qui n’a pas été payé ?

Chaque engagement a sa prochaine échéance. Si aucun paiement n’a été encodé à cette date, l’engagement passe en arriéré et s’affiche parmi les alertes de l’application. 4ong n’effectue lui-même aucun prélèvement : vous encodez le versement dès qu’il est arrivé sur votre compte.

Peut-on produire des reçus de dons avec 4ong ?

Oui, dès l’offre Plus : un reçu se tire de la fiche du don, au sein d’une série numérotée sans interruption, et il en va de même pour l’attestation annuelle de chaque donateur. L’émission est un geste de votre part, rien ne s’expédie seul. Pour l’instant, les documents imprimables suivent le droit roumain et sont rédigés en roumain.

Peut-on récolter des dons en ligne avec 4ong ?

Non. 4ong n’offre ni page de don publique, ni formulaire de don, ni module de paiement. Les dons arrivés sur le compte, déposés en caisse ou récoltés lors d’une activité sont encodés par votre équipe dans le registre.

Qui peut consulter les montants versés par les donateurs ?

Les droits se règlent par rôle et par section. Un bénévole peut se limiter aux coordonnées, tandis que les dons et les pièces financières ne sont visibles que des rôles qui en ont l’usage.

Ce module tient-il lieu de logiciel comptable ?

Non. 4ong gère le suivi courant des donateurs ; il ne propose en sortie que l’export CSV de vos registres ainsi que les pièces à imprimer, et aucun envoi vers un logiciel comptable. La tenue des comptes en partie double revient à votre comptable ou à son programme.

Ressources liées

Campagnes de levée de fonds →Reliez chaque don encodé à une campagne dotée d’un objectif chiffré et d’une date de clôture.Projets et subsides →Gardez l’œil sur budget, dépenses et dates de rapport de vos projets subsidiés.Gestion des bénévoles →Une seule base de contacts pour vos mécènes comme pour vos bénévoles.

Un seul dossier pour chacun de vos soutiens

Importez vos contacts en CSV : chaque soutien reçoit sa fiche avec son consentement par canal, et les dons ainsi que les reçus numérotés restent dans le même registre.

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