Gestion des bénévoles et des heures de bénévolat

Gestion des bénévoles et des heures prestées

Un registre des bénévoles, une convention avec liste de tâches, des heures encodées par l’association puis validées, et une attestation numérotée.

Dans une maison de jeunes, un club sportif ou une petite ASBL, les bénévoles font tourner la maison, mais leur suivi tient souvent à peu de chose : des numéros dans un groupe de discussion, une feuille de présence glissée dans un classeur, une attestation griffonnée à la hâte le jour où une candidature en réclame une. 4ong ouvre un registre numéroté des bénévoles, chacun avec sa convention et sa liste de tâches ; l’association encode les heures prestées (le bénévole ne le fait pas lui-même), les valide, puis édite l’attestation numérotée sur la base des heures validées. Le système impose deux règles : un mineur ne participe qu’avec l’aval de son tuteur légal, et sans convention en cours de validité, impossible de confier une tâche ou d’encoder des heures.

Registre numéroté de vos bénévoles, coordonnées incluses.
Convention de bénévolat assortie d’une liste de tâches, rangée dans la fiche de la personne.
Un mineur ne participe qu’avec l’aval de son tuteur légal ; tant que la convention n’est pas active, aucune tâche n’est attribuée et aucune heure n’est encodée.
Les heures sont encodées par l’association — les bénévoles ne les enregistrent pas eux-mêmes — puis validées une à une.
Cumul des heures validées pour chaque bénévole : c’est sur lui que repose l’attestation.
Attestation de bénévolat numérotée, produite sur les heures validées, sans numéro manquant dans la série.
Plafond de bénévoles actifs fixé par l’offre : Start 10, Plus 50, Pro 200, Premium 800.
Alerte dans l’application quand un bénévole figure au registre sans convention active.

De l’inscription à la première mission

La personne est inscrite au registre numéroté, coordonnées à l’appui. Une convention de bénévolat, accompagnée de sa liste de tâches, est établie ; pour un mineur, l’aval du tuteur légal est indispensable. Tant que la convention n’est pas active, la coordination ne peut ni lui confier une mission ni encoder des heures : le système refuse l’opération et une alerte dans l’application signale la situation. Tout cela ne repose plus sur la bonne volonté de celui ou celle qui garde la liste dans son GSM.

Les heures prestées : encodées par l’association, puis validées

Les heures de bénévolat sont encodées par l’association et non par le bénévole : 4ong n’a pas de portail pour les bénévoles, personne n’y pointe ses propres heures. Chaque encodage est ensuite validé, et seules les heures validées entrent dans le cumul et dans l’attestation. Face à un pouvoir subsidiant, un registre tenu à jour avec les heures validées de chacun inspire bien plus confiance qu’un chiffre rond estimé en fin d’exercice. Le nombre de bénévoles actifs en même temps dépend de l’offre choisie.

Conventions et attestations

Une convention écrite et une attestation du travail accompli font partie d’un dossier bien tenu. Chez 4ong, la convention se range dans la fiche du bénévole, liste de tâches comprise. L’attestation, numérotée, est produite à partir des heures validées lorsque la personne la demande : plus besoin de la reconstituer de tête quand elle doit la joindre à une candidature. Pour l’instant, les documents imprimables sont établis selon le droit roumain et uniquement en roumain.

Bénévoles, donateurs et membres dans le même carnet

Il est fréquent qu’une même personne soit bénévole, donatrice et membre tout à la fois. Dans des fichiers séparés, ces trois casquettes ne se croisent jamais. Dans 4ong, les gens sont des contacts d’une base commune, avec leurs étiquettes et leurs rôles, et le consentement RGPD est noté canal par canal avec son historique. Vous contactez vos bénévoles par vos propres moyens, hors plateforme : 4ong n’expédie ni courriel, ni SMS, ni notification à qui que ce soit.

Questions fréquentes

Qui encode les heures de bénévolat ?

L’association. Il n’existe pas de portail pour les bénévoles et ceux-ci n’enregistrent pas eux-mêmes leur temps : l’équipe encode, valide, puis le cumul validé de chaque bénévole alimente l’attestation.

Où la convention de bénévolat est-elle consignée ?

Dans la fiche du bénévole, avec sa liste de tâches. Sans convention active, il est impossible de confier une tâche ou d’encoder des heures.

De quelle façon l’attestation de bénévolat est-elle délivrée ?

Sur la base des heures validées de la personne. Elle porte un numéro, sans trou dans la série, et c’est vous qui déclenchez son émission — rien n’est transmis automatiquement à la personne. Pour l’instant, les documents imprimables suivent le droit roumain et sont rédigés en roumain.

Le nombre de bénévoles actifs est-il limité ?

Oui, et il varie avec l’offre : Start autorise 10 bénévoles actifs, Plus 50, Pro 200 et Premium 800.

Comment gère-t-on les bénévoles mineurs ?

Il faut l’accord du représentant légal, noté dans la fiche avant toute attribution de tâche. Cette règle est appliquée par le système ; elle ne repose pas sur la mémoire de la personne qui coordonne.

Une même personne peut-elle être bénévole et donatrice ?

Oui. Chacun est un contact de la base commune, muni d’étiquettes et de rôles : pas besoin de le saisir deux fois dans des listes distinctes.

Ressources liées

Projets et subsides →Gardez l’œil sur budget, dépenses et dates de rapport de vos projets subsidiés.Campagnes de levée de fonds →Suivez l’objectif et le bilan des campagnes auxquelles vos bénévoles participent.Gestion des donateurs →Une seule base de contacts pour vos mécènes comme pour vos bénévoles.

Rangez votre liste de bénévoles ailleurs que dans un groupe de discussion

Un registre numéroté, des conventions avec leurs tâches, des heures validées et des attestations portant un numéro : le tout dans un même outil.

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