Budžets pa pozīcijām, nevis viena kopsumma
Finansētājs nejautā, cik kopā esat iztērējuši, bet — cik katrā apstiprinātajā pozīcijā. Programmā 4ong projekta budžets tiek ierakstīts pa izmaksu veidiem — piemēram, personāls, komandējumi, aprīkojums, ārpakalpojumi, netiešās izmaksas, kā tās apstiprinājis finansētājs —, un katrs ierakstītais izdevums tiek piesaistīts pozīcijai. Izlietojums ir redzams pa pozīcijām pret plānoto summu, tāpēc pārtēriņu pamanāt tajā mēnesī, kad tas rodas, nevis noslēguma atskaitē, kad to vairs grūti labot.
Atskaišu termiņi redzamā vietā
Katram finansējuma līgumam ir savs kalendārs: starpatskaite pēc sešiem mēnešiem, finanšu atskaite beigās, maksājumu pieprasījumi noteiktos intervālos. Kad organizācijai ir pieci projekti pie pieciem finansētājiem, kalendārs kļūst par biežāko steigas avotu. Programmā 4ong termiņi ir projekta atskaišu kalendārā, un brīdinājums lietotnē paziņo, kad tuvojas atskaites datums. Brīdinājumi ir lietotnē — 4ong nesūta ne e-pastus, ne SMS.
Atskaites skaitļi pie rokas
Finanšu atskaitei skaitļi jau ir gatavi: izdevumi, kas piesaistīti budžeta pozīcijām, salīdzinājumā ar apstiprināto budžetu. Katram izdevumam ir atsauce uz dokumentu — teksts vai URL uz vietu, kur to glabājat —, tāpēc finansētāja pārbaudē uzreiz zināt, kur atrodas oriģināls. Programmā 4ong nav failu augšupielādes, un tā nesagatavo ne saturisku, ne finanšu atskaiti: tekstu rakstāt Jūs paši, balstoties uz paneļa skaitļiem.
Ko modulis ietver un ko ne
Projektu modulis uztur finansējuma plūsmu, budžetu pa pozīcijām, izdevumus ar dokumentu atsaucēm un atskaišu kalendāru; atvērto projektu skaits ir atkarīgs no plāna. Tas neseko projekta rādītājiem, nepieņem augšupielādētus failus, nesagatavo atskaites finansētājiem un neaizstāj grāmatvedību: dubultā ieraksta grāmatvedība paliek pie grāmatveža vai viņa programmas. Ja vispirms nepieciešams skaidrs budžeta un termiņu reģistrs, tieši tāds tas arī ir.
