No pieteikšanās līdz pirmajam uzdevumam
Brīvprātīgais nonāk numurētajā reģistrā ar savu kontaktinformāciju. Viņam noformē brīvprātīgā darba līgumu ar uzdevumu sarakstu; ja viņš ir nepilngadīgs, nepieciešama likumiskā pārstāvja piekrišana. Tikai tad, kad līgums ir spēkā, koordinators var piešķirt uzdevumu un ierakstīt stundas — sistēma noraida uzdevuma piešķiršanu un stundu ievadi brīvprātīgajam bez spēkā esoša līguma, bet brīdinājums lietotnē šādu gadījumu uzrāda. Nekas no tā vairs nav atkarīgs no tā, kam privātajā tālrunī ir kārtīgs saraksts.
Stundas: organizācijas ierakstītas un apstiprinātas
Brīvprātīgo stundas ieraksta organizācija, nevis brīvprātīgais — programmā 4ong nav brīvprātīgo portāla, un brīvprātīgie stundas paši neievada. Katrs ieraksts tiek apstiprināts atsevišķi, un kopsummā un apliecinājumā tiek ieskaitītas tikai apstiprinātās stundas. Atskaitēs finansētājiem uzturēts reģistrs ar apstiprinātām stundām katram brīvprātīgajam ir daudz ticamāks nekā beigās novērtēts apaļš skaitlis. Cik brīvprātīgo vienlaikus var būt aktīvi, ir atkarīgs no plāna.
Līgumi un apliecinājumi
Rakstisks brīvprātīgā darba līgums un apliecinājums par veikto darbu ir daļa no kārtīgas dokumentācijas. Programmā 4ong līgums tiek reģistrēts brīvprātīgā kartītē kopā ar uzdevumu sarakstu. Apliecinājums ir numurēts un tiek sagatavots no apstiprinātajām stundām pēc brīvprātīgā pieprasījuma — tāpēc to nav jāatjauno no atmiņas, kad kādam tas vajadzīgs pieteikumam. Drukājamie dokumenti pagaidām tiek sagatavoti saskaņā ar Rumānijas tiesību aktiem un rumāņu valodā.
Brīvprātīgie tajā pašā kontaktu bāzē
Bieži viens un tas pats cilvēks vienlaikus ir brīvprātīgais, ziedotājs un biedrs. Atsevišķos failos šīs trīs lomas nekad neparādās kopā. Programmā 4ong cilvēki ir kontakti vienā bāzē ar atzīmēm un lomām, un GDPR piekrišana tiek reģistrēta pa kanāliem ar vēsturi. Ziņas brīvprātīgajiem sūtāt paši ārpus platformas: 4ong brīvprātīgajiem nesūta ne e-pastus, ne SMS, ne paziņojumus.
