Spenderverwaltung für Vereine und Stiftungen

Spenderkartei und Spendenverwaltung für Ihren Verein

Pro Unterstützer eine Karte mit sämtlichen Spenden, die Ihr Team verbucht hat, dazu ein Register für laufende Zusagen und Quittungen mit lückenloser Nummerierung – anstelle einer Liste, die nur eine einzige Person durchschaut.

Spenderdaten wandern im Verein gern auseinander. Der Kassier hat seine Einzahlungsliste, jemand anderer die Förderer in einer zweiten Datei, und die Quittungen werden per Hand in einen Block geschrieben. Wechselt die Funktion, bleibt eine Lücke zurück. In 4ong liegt alles im Panel beisammen: Kontaktkarten für Personen und Organisationen mit Einverständnis je Kanal, die vom Team verbuchten Spenden, ein Register laufender Zusagen samt Terminen und Rückständen und obendrein nummerierte Quittungen. Zur Klarstellung: Geld läuft nicht über 4ong, und das Programm schickt niemandem etwas – es dient als Register samt Rechenwerk für die Spendenarbeit des Vereins.

Eine Karte je Person oder Organisation, mit Stammdaten, Schlagwörtern, Rollen und dem Verlauf des Einverständnisses für E-Mail, SMS, Telefon und Post.
Spenden, Mitgliedsbeiträge und Sponsorings werden von Hand verbucht. Gelöscht wird nie, nur storniert; Zahlungsverkehr gehört nicht zu 4ong.
Laufende Zusagen als reines Register mit Betrag, Intervall, nächstem Termin und markierten Rückständen – abgebucht wird nichts (ab Paket Plus).
Quittungen im Nummernkreis ohne Lücken (Muster CH-2026-000001) sowie eine Jahresbestätigung pro Spender, beides aus der Spendenkarte heraus (ab Paket Plus).
Sponsorverträge mit eigener Nummer, Raten und abgemachten Gegenleistungen; am Jahresende gibt es die Liste aller Sponsoren.
Kontakte lassen sich per CSV einlesen, erst als Probelauf und mit Dublettenprüfung über E-Mail-Adresse oder Kennung.
Rechte nach Rolle und Bereich; auf Verlangen der betroffenen Person wird anonymisiert (DSGVO).

Die Spenderkarte im Detail

Auf der Karte sehen Sie Stammdaten, Schlagwörter und Rollen, außerdem pro Kanal – E-Mail, SMS, Telefon, Post – das Einverständnis mit Änderungsverlauf. Darunter folgen die verbuchten Zuwendungen mit Datum und Art, also eine Spende, ein Mitgliedsbeitrag oder ein Sponsoring. Da eine Buchung nie verschwindet, sondern höchstens storniert wird, bleibt der Verlauf lückenlos. Verbucht wird durch Ihr Team, wenn das Geld am Vereinskonto oder in der Kassa angekommen ist. Kontoauszüge werden von 4ong nicht eingelesen.

Laufende Zusagen: Evidenz statt Einzug

Ein Fixbetrag, der Monat für Monat zugesagt wird, trägt einen kleinen Verein. Er geht aber auch leicht verloren, etwa wenn ein Dauerauftrag unbemerkt endet. Jede Zusage in 4ong hat darum Betrag, Intervall und einen nächsten Termin. Bleibt die erwartete Zahlung aus, steht die Zusage als Rückstand da und löst eine Meldung im Programm aus. Eingezogen wird nichts – weder per Lastschrift noch mit Karte. Die Zahlung verbuchen Sie selbst, sobald sie da ist. Verfügbar ab Paket Plus.

Quittungen im Nummernkreis, Jahresbestätigung

Per Klick erzeugen Sie aus der Spendenkarte eine Quittung, die im lückenlosen Nummernkreis läuft (zum Beispiel CH-2026-000001), und für jede Spenderin eine Jahresbestätigung. Beides gibt es ab Paket Plus. Ausgelöst wird immer von Ihnen; zum Spender geht nichts von selbst. Zu beachten: Die Ausdrucke folgen vorerst rumänischem Recht und sind auf Rumänisch gehalten.

Spenderdaten gehören an einen Ort

Listen mit Namen und Beträgen werden in vielen Vereinen noch als Mailanhang herumgereicht. Besser ist ein gemeinsamer Bestand mit Rechten nach Rolle und Bereich: Wer das Sommerfest vorbereitet, muss keine Beträge kennen, und die Kassenführung sieht, was sie benötigt. Das Einverständnis wird je Kanal samt Verlauf festgehalten; verlangt jemand die Entfernung seiner Daten, lassen sie sich anonymisieren. Selbst schreibt 4ong niemanden an. Der Eintrag zum Einverständnis ist eine Vormerkung, an die Sie sich außerhalb der Plattform halten.

Häufige Fragen

Kann ich meine vorhandene Adressliste einlesen?

Ja, als CSV-Import für Kontakte. Pro Vorgang sind bis zu 1.000 Zeilen möglich; vor dem Speichern läuft ein Probelauf, und Dubletten werden über dieselbe E-Mail-Adresse oder dieselbe Kennung gefunden. Eingelesen werden Kontakte, die Spenden verbucht das Team danach bei der jeweiligen Person.

Woran erkenne ich eine ausgebliebene Zahlung einer laufenden Zusage?

Jede Zusage hat einen nächsten Termin. Steht bis dahin keine Zahlung im System, wird sie als Rückstand geführt und im Programm gemeldet. Abgebucht wird nichts; verbuchen müssen Sie die Zahlung selbst, wenn sie am Konto eingelangt ist.

Gibt es Quittungen für Spender?

Ja, ab Paket Plus. Die Quittung wird aus der Spendenkarte erzeugt und trägt eine Nummer im lückenlosen Kreis; dazu kommt eine Jahresbestätigung je Spender. Sie lösen das aus, versendet wird nichts. Die Ausdrucke richten sich vorerst nach rumänischem Recht und sind rumänischsprachig.

Kann ich über 4ong Spenden im Internet entgegennehmen?

Nein. Spendenseiten, Formulare oder Zahlungsabwicklung gibt es nicht. Was per Überweisung, in bar oder beim Vereinsfest hereinkommt, verbucht Ihr Team im Register.

Wer sieht, wie viel gespendet wurde?

Das bestimmen Sie mit Rollen und Bereichen. Manche Helfer sehen bloß Kontaktdaten, während Beträge und Finanzunterlagen den Rollen vorbehalten sind, die damit arbeiten.

Brauche ich weiterhin ein Buchhaltungsprogramm?

Ja. 4ong führt das laufende Spendenregister. Exporte gibt es nur als CSV aus dem Register und als druckbare Dokumente; an Buchhaltungssoftware wird nichts übergeben. Die Buchhaltung bleibt Sache Ihrer Kassenführung oder Steuerberatung.

Jeden Unterstützer auf einer Karte führen

Kontakte per CSV einlesen: Danach hat jede Person eine Karte mit Einverständnis je Kanal, und Spenden samt Quittungen liegen im selben Register.

Preise ansehen Berater kontaktieren