Verwaltung Ehrenamtlicher und Stundenerfassung

Freiwillige im Verein: Verzeichnis, Stunden, Bestätigung

Verzeichnis mit Laufnummer, Vereinbarung samt Aufgabenliste, vom Verein verbuchte und freigegebene Stunden und eine Bescheinigung, die aus diesen Stunden entsteht.

Freiwillige tragen viele Vereine, doch festgehalten ist über sie oft wenig: Die Nummern stehen in einer Chatgruppe, die Diensteinteilung hängt als Zettel im Vereinslokal, und braucht jemand einen Nachweis für die Bewerbung, wird er in letzter Minute getippt. 4ong führt stattdessen ein nummeriertes Verzeichnis mit Vereinbarung und Aufgabenliste je Person. Der Verein verbucht die geleisteten Stunden – die Freiwilligen selbst tun das nicht –, gibt sie frei und erzeugt aus den freigegebenen Stunden eine nummerierte Bescheinigung. Dabei gelten Spielregeln, die das Programm durchsetzt: Bei Minderjährigen müssen die Erziehungsberechtigten einverstanden sein, und ohne gültige Vereinbarung gibt es weder Einsatzzuteilung noch Stundenbuchung.

Verzeichnis der Freiwilligen mit laufender Nummer und Kontaktdaten.
Vereinbarung samt Aufgabenliste, abgelegt auf der Karte der jeweiligen Person.
Minderjährige dürfen nur mit Einverständnis der Eltern oder Erziehungsberechtigten eingeteilt werden; ohne gültige Vereinbarung sind auch Stundenbuchungen gesperrt.
Gebucht wird durch den Verein, nicht durch die Freiwilligen; danach folgt die Freigabe jeder Buchung.
Je Person die Summe der freigegebenen Stunden als Basis für die Bescheinigung.
Bescheinigung mit Nummer, erzeugt aus den freigegebenen Stunden, im Nummernkreis ohne Lücken.
Aktiv sein dürfen im Paket Start bis zu 10 Freiwillige, in Plus bis zu 50, in Pro bis zu 200 und in Premium bis zu 800.
Meldung im Programm, sobald jemand ohne gültige Vereinbarung geführt wird.

Vom Erstkontakt zum ersten Einsatz

Wer mitmachen will, kommt mit Kontaktdaten ins Verzeichnis und erhält eine Nummer. Danach wird die Vereinbarung mit der Aufgabenliste angelegt; bei Minderjährigen gehört das Einverständnis der Erziehungsberechtigten dazu. Erst wenn die Vereinbarung gilt, darf die Einsatzleitung die Person einteilen und Stunden buchen. Fehlt sie, lehnt das Programm beides ab und meldet den Fall. Damit hängt der Überblick nicht mehr an einer Liste auf dem Handy einer einzelnen Person.

Stunden: vom Verein gebucht, danach freigegeben

Gebucht werden die Stunden vom Verein. Ein Portal für Freiwillige existiert nicht, und selbst erfassen können sie nichts. Jede Buchung braucht eine eigene Freigabe, und nur freigegebene Stunden zählen in der Summe und in der Bescheinigung. Ein Fördergeber glaubt einem laufend gepflegten Verzeichnis eher als einer runden Summe, die im Dezember aus dem Bauch geschätzt wird. Wie viele Freiwillige gleichzeitig aktiv sein dürfen, hängt vom Paket ab.

Vereinbarung und Bescheinigung

Ordentlich dokumentiert ist Mitarbeit erst mit einer schriftlichen Vereinbarung und einem Beleg über die erbrachte Arbeit. Die Vereinbarung samt Aufgabenliste liegt in 4ong auf der Personenkarte. Die Bescheinigung trägt eine Nummer und wird auf Wunsch der Person aus den freigegebenen Stunden erzeugt; niemand muss mehr aus dem Kopf rekonstruieren, was geleistet wurde. Zur Einschränkung: Ausdrucke richten sich vorerst nach rumänischem Recht und erscheinen auf Rumänisch.

Freiwillige, Spender, Mitglieder – ein Bestand

Oft sind Freiwillige zugleich Spender oder Mitglieder. In getrennten Dateien bleibt das unsichtbar. 4ong führt alle als Kontakte in einem Bestand mit Schlagwörtern und Rollen und hält das DSGVO-Einverständnis je Kanal samt Verlauf fest. Selbst schickt 4ong an Freiwillige weder E-Mails noch SMS noch sonstige Benachrichtigungen; Nachrichten schreiben Sie außerhalb der Plattform.

Häufige Fragen

Wer bucht die Stunden?

Der Verein. Freiwillige haben weder Portal noch Zugang zur Buchung; das Team verbucht die Stunden und gibt sie frei, und aus den freigegebenen Stunden jeder Person entsteht die Bescheinigung.

Wo wird die Vereinbarung abgelegt?

Auf der Karte der Person, zusammen mit der Aufgabenliste. Gibt es keine gültige Vereinbarung, bleiben Einteilung und Stundenbuchung gesperrt.

Wie bekommt jemand seine Bescheinigung?

Sie wird aus den freigegebenen Stunden erzeugt, trägt eine Nummer und reiht sich lückenlos ein. Den Auslöser setzen Sie, an die Person geht nichts automatisch hinaus. Ausdrucke folgen vorerst rumänischem Recht und sind auf Rumänisch.

Wie viele aktive Freiwillige sind erlaubt?

Das legt das Paket fest: 10 im Start, 50 im Plus, 200 im Pro, 800 im Premium.

Was gilt bei Minderjährigen?

Das Einverständnis der Erziehungsberechtigten muss auf der Karte stehen, bevor eine Einteilung möglich ist. Diese Prüfung übernimmt das Programm, sie bleibt nicht an der Einsatzleitung hängen.

Kann ein Freiwilliger auch spenden oder Mitglied sein?

Selbstverständlich. Alle Personen liegen in einem Bestand mit Schlagwörtern und Rollen, sodass niemand auf mehreren Listen doppelt geführt wird.

Die Freiwilligenliste aus dem Chat holen

Laufnummern, Vereinbarungen samt Aufgabenliste, freigegebene Stunden und Bescheinigungen mit Nummer – alles in einem Register.

Preise ansehen Berater kontaktieren