Cum se raportează un proiect cu finanțare către finanțator?

Nu există un act normativ unic care să spună cum se raportează un proiect: regulile vin din contractul de finanțare și din ghidul finanțatorului. Când banii sunt publici, Legea 350/2005 impune însă termene și condiții ferme.

Răspuns scurt

Raportarea se face în forma cerută de contractul de finanțare, pentru că fiecare finanțator își stabilește propriile reguli.
Un raport are întotdeauna două părți: raportul de activitate și raportul financiar.
La finanțările din fonduri publice, ambele rapoarte se depun în cel mult 30 de zile de la terminarea activității.
Ultima tranșă de finanțare nu se eliberează înainte ca finanțatorul să valideze cele două rapoarte.
O cheltuială este eligibilă doar dacă este justificată cu document și se încadrează în perioada prevăzută de contract.

Ce spune legislația

Regulile de mai jos se aplică finanțărilor nerambursabile din fonduri publice. Pentru finanțatorii privați și pentru programele europene, sursa obligațiilor rămâne contractul și ghidul programului.

Legea 350/2005 art. 37 alin. (2): raportul final de activitate și raportul financiar se depun în cel mult 30 de zile de la terminarea activității.
Aceeași prevedere: ultima tranșă nu se eliberează înainte de validarea celor două rapoarte, iar validarea are termen de 30 de zile.
Art. 4 lit. g): contribuția proprie este de minimum 10% din valoarea finanțării, nu din valoarea totală a proiectului.
Art. 13: cheltuielile eligibile trebuie să fie justificate, oportune și contractate în anul bugetar în care se desfășoară contractul.
Art. 25 alin. (1) și art. 38 alin. (2): bugetul rămâne ferm pe toată durata contractului, iar Curtea de Conturi poate controla finanțarea.
La proiectele culturale finanțate de AFCN se aplică OG 51/1998: raportul final se depune în cel mult 30 de zile de la finalizare, ultima tranșă nu poate fi mai mică de 15%, iar munca voluntarilor se acceptă drept sursă complementară, cuantificată prin raportare la salariul minim brut.

Exemple practice

O finanțare publică de 50.000 lei cere o contribuție proprie de cel puțin 5.000 lei, deci un buget total de 55.000 lei.
La un proiect încheiat pe 30 septembrie, cele două rapoarte se depun până pe 30 octombrie.
Finanțatorul are apoi 30 de zile pentru validare, deci ultima tranșă poate ajunge la sfârșitul lui noiembrie.
O factură emisă cu două săptămâni înainte de semnarea contractului nu este eligibilă, pentru că activitatea începuse deja.
O linie de buget de 8.000 lei pentru tipărituri, cheltuită 9.500 lei, lasă 1.500 lei neeligibili dacă bugetul nu a fost modificat prin act adițional.

Greșeli frecvente

Raportul financiar se scrie într-un fișier separat de evidența cheltuielilor, iar cifrele nu se mai potrivesc.
Se raportează totalul cheltuit, nu consumul pe fiecare linie de buget, așa cum cere finanțatorul.
Documentele justificative se strâng abia la final, iar o parte nu se mai găsesc.
Contribuția proprie nu este documentată separat, deși minimul de 10% trebuie dovedit.
Se ratează cele 30 de zile de la terminarea activității, iar ultima tranșă rămâne neplătită.

Cum te ajută 4ong

Fiecare proiect are buget pe linii de cheltuială, iar consumul pe fiecare linie se vede în orice moment.
Fiecare cheltuială se înregistrează cu documentul justificativ atașat, în momentul în care apare.
Contribuția proprie și finanțarea primită se urmăresc separat, pe același proiect.
Orele de voluntariat pontate pot documenta partea din contribuția proprie adusă în muncă.
Raportul pentru finanțator se generează din aceleași date pe care le folosește echipa, deci cifrele nu mai diverg.
Termenele de raportare intermediară și finală sunt urmărite pe fiecare contract de finanțare.

Vezi și