Cum ținem evidența voluntarilor și pontajul orelor de voluntariat?

Ce spune legislația

• Art. 11 alin. (10) din Legea nr. 78/2014: organizația-gazdă este obligată să țină evidența voluntarilor, a duratei și a tipului activităților desfășurate și a evaluării voluntarilor, pe baza criteriilor stabilite în regulamentul intern.
• Art. 11 alin. (4): registrul de evidență a voluntarilor este ținut de organizația-gazdă, iar înregistrarea precede începerea activității.
• Art. 23^1: nerespectarea art. 11 alin. (4), (6) și (10) este contravenție, cu amendă de la 10.000 la 20.000 lei; se aplică regimul OG nr. 2/2001, deci plata a jumătate din minim în 15 zile.
• Art. 10 alin. (4): perioada și numărul de ore de voluntariat sunt elemente obligatorii ale certificatului, deci evidența trebuie să fie exactă.
• Legea nr. 78/2014 nu stabilește un plafon de ore pentru voluntari; art. 12 lit. d) prevede doar dreptul la timp liber corespunzător.
• Limitele de 6 ore pe zi și 30 de ore pe săptămână sunt din Codul muncii, pentru minorii salariați, și nu se aplică voluntarilor.
• Datele voluntarilor sunt date personale și intră sub Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Cum arată în practică o evidență corectă

1. Înregistrezi contractul în registrul voluntarilor, cu număr și dată, înainte de prima zi de activitate.
2. Aloci voluntarul pe o activitate sau pe un proiect concret, cu tipul activității notat.
3. Pontezi orele pe fiecare zi sau pe fiecare eveniment, nu la finalul anului.
4. Completezi evaluarea voluntarului după criteriile din regulamentul intern.
5. Emiți certificatul cu perioada și totalul de ore preluate direct din pontaj.

Exemple practice

• O asociație cu 120 de voluntari pe un festival ponteză 4 ture de 6 ore și obține 2.880 de ore de voluntariat raportabile către finanțator.
• La un audit de proiect, finanțatorul cere pontajul pe activitatea A2, iar organizația îl scoate pe voluntar și pe zi, nu ca total anual.
• O fundație care a ținut evidența doar într-un fișier local pierde datele la o defecțiune și nu mai poate emite certificate pentru 60 de voluntari.

Greșeli frecvente

• Organizația are contracte semnate, dar nu are registru de evidență — exact fapta sancționată cu 10.000 lei.
• Se ține doar numărul total de ore, fără tipul activității, iar certificatul nu poate demonstra experiența în specialitate.
• Nu există regulament intern, deși legea trimite la criteriile stabilite în el.
• Lipsește evaluarea voluntarilor, deși este parte din obligația de evidență.
• Datele voluntarilor circulă pe grupuri de mesagerie, fără bază legală și fără control GDPR.

Cum te ajută 4ong

• Baza de voluntari este chiar registrul de evidență cerut de lege: contract, număr, dată, perioadă, stare.
• Aloci voluntari pe activități și proiecte, iar pontajul orelor se face pe zi sau pe tură.
• Totalul de ore pe voluntar, pe activitate și pe proiect este calculat automat, gata de raportat către finanțator.
• Evaluările se completează după criterii proprii, definite o dată în platformă.
• Accesul la datele voluntarilor este pe roluri, ceea ce te ajută la conformarea GDPR.