Documentație și ghiduri 4ong

Pregătește un fișier .xlsx sau .csv cu o coloană pentru fiecare câmp: nume, e-mail, telefon, localitate, suma și data donației. La import mapezi coloanele pe câmpurile din 4ong, iar dedublarea se face după e-mail și telefon, ca să nu ajungi cu același susținător de trei ori în bază. Poți importa și persoane juridice, cu CUI, pentru contractele de sponsorizare. Rândurile respinse se descarcă înapoi într-un fișier separat, cu motivul erorii pe fiecare linie, așa că îndrepți doar ce trebuie și reiei importul. După import, fiecare donator are o fișă cu istoricul sumelor, sursa fiecărei donații și documentele emise.

Un susținător recurent se configurează o singură dată: suma, frecvența (lunar, trimestrial sau anual), data primei încasări și campania către care se alocă. Platforma generează automat următoarea încasare așteptată, o bifează când o confirmi din extrasul bancar sau de la procesatorul de plăți și îți arată separat angajamentele neîncasate, ca să le poți relua. Adeverința de donație se emite direct din fișă, iar sponsorizările primite de la firme se leagă de contractul aferent, încheiat conform Legii 32/1994. Raportul de donații recurente arată venitul lunar previzibil al organizației și câți susținători au renunțat în ultimele 12 luni.

O campanie are un obiectiv de strângere exprimat în lei, o perioadă și un responsabil. Fiecare sumă primită se alocă unei campanii, așa că progresul către obiectiv se actualizează singur, fără tabel paralel: vezi cât s-a strâns, de la câți susținători, care e donația medie și cât mai lipsește. Sursele se urmăresc separat — donații de la persoane fizice, sponsorizări de la firme, granturi, evenimente — și poți compara două ediții ale aceleiași campanii. La final generezi raportul de campanie, cu lista contribuțiilor și totalurile pe surse, util atât consiliului director, cât și mulțumirilor publice către susținători.

Fiecare voluntar are o fișă cu datele de contact, contractul de voluntariat și activitățile la care e alocat. Orele se înregistrează pe activitate și pe dată, de coordonator sau de voluntar din propriul cont, iar totalurile se cumulează pe lună, pe proiect și pe persoană. Legea 78/2014 cere contractul de voluntariat în formă scrisă și dă voluntarului dreptul la certificat de voluntar la încheierea activității — 4ong păstrează ambele documente pe fișa persoanei și completează certificatul cu numărul de ore efectuate și cu activitățile desfășurate. Raportul de ore se exportă și ca anexă la raportarea către finanțator, acolo unde munca voluntarilor este acceptată drept contribuție în natură.

Un proiect se deschide cu finanțatorul, perioada de implementare, valoarea grantului și cofinanțarea asigurată de organizație. Bugetul se împarte pe linii — resurse umane, deplasări, echipamente, subcontractări — iar fiecare cheltuială se leagă de linia ei și de documentul justificativ, ca să vezi oricând cât s-a consumat și cât a rămas disponibil, pe fiecare linie și pe total. Când vine termenul de raportare, generezi partea narativă și pe cea financiară din datele deja introduse: cheltuieli pe linie de buget, indicatori atinși și orele de voluntariat aferente. Poți lucra simultan pe mai multe proiecte, cu finanțatori diferiți, fără să amesteci bugetele.

Registrul membrilor păstrează data aderării, categoria (fondator, activ, susținător, onorific) și statutul curent, așa cum sunt definite în statutul asociației și în OG 26/2000 privind asociațiile și fundațiile. Cotizația se configurează pe categorie și pe periodicitate, iar platforma generează scadențele și îți dă lista restanțierilor înainte de adunarea generală, când calitatea de membru și dreptul de vot trebuie verificate rapid. Fiecare plată se înregistrează pe fișa membrului, împreună cu documentul emis. Notificarea de reînnoire pleacă către membrii cu cotizația scadentă direct din listă, fără să o construiești manual.

Persoanele fizice pot redirecționa până la 3,5% din impozitul anual pe venit către o entitate non-profit, prin Formularul 230, depus fie individual, fie centralizat de organizație prin declarația D177. Ca să poți primi sumele, organizația trebuie să figureze în Registrul entităților/unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale, în care se înscrie prin formularul 163. În 4ong ții evidența formularelor primite, verifici datele obligatorii înainte de depunere, generezi centralizatorul și urmărești, pe ani, ce sume au fost efectiv virate. Persoanele care au redirecționat rămân în bază ca susținători, cu acordul lor de comunicare, ca să le poți mulțumi și în sezonul următor.

Datele donatorilor, voluntarilor și membrilor sunt date cu caracter personal, iar fiecare prelucrare are nevoie de un temei: obligația legală pentru documentele contabile și fiscale, executarea contractului pentru voluntari și membri, consimțământul pentru comunicările de strângere de fonduri. Pe fiecare fișă păstrezi sursa datelor, acordul de comunicare cu data la care a fost dat și momentul retragerii lui, iar dezabonarea oprește automat trimiterile viitoare. La cerere poți exporta toate datele unei persoane sau poți anonimiza fișa fără să afectezi raportările contabile deja depuse, iar jurnalul de acces arată cine a consultat datele. Totul este găzduit în Uniunea Europeană.