Management donatori pentru ONG-uri

O fișă unică pentru fiecare susținător, cu tot istoricul de donații, donațiile recurente urmărite automat și chitanțele emise din platformă — nu dintr-un fișier Excel ținut de o singură persoană.

Într-o asociație sau fundație, informația despre donatori se împrăștie: un tabel cu sumele din bancă, altul cu cei care au bifat Formularul 230, un al treilea cu sponsorii, plus o mapă cu chitanțele scrise de mână. Când pleacă persoana care ținea fișierele, organizația își pierde memoria. 4ong strânge totul într-o fișă de donator: cine este, cum a ajuns la voi, cât a dat și când, dacă donează recurent, ce chitanțe a primit și ce raport i-ați trimis. De acolo, chitanțele și adeverințele de donație se generează în câteva secunde, iar segmentarea pentru campania următoare se face din aceleași date.

Fișă unică de donator — date de contact, sursă, istoric complet de donații și comunicări, într-un singur loc.
Donații unice și recurente — sumă, frecvență, dată următoare, cu semnalare automată la întreruperea unei donații recurente.
Chitanțe și adeverințe de donație generate din fișă, cu numerotare continuă și arhivă descărcabilă.
Campania de Formular 230 — evidența persoanelor care redirecționează 3,5% din impozitul pe venit, cu istoric de la an la an.
Sponsorizări de la companii, cu contractul și suma legate de donatorul persoană juridică (Legea 32/1994).
Segmentare pe valoare, vechime, cauză susținută sau canal, pentru comunicări țintite.
Import din fișierele Excel existente, cu deduplicarea susținătorilor care apar în mai multe liste.
Acces pe roluri — echipa operațională, contabilul și consiliul director văd doar ce le trebuie (GDPR).

Cum arată o fișă de donator

Fișa adună într-un singur ecran datele de contact, consimțământul pentru comunicări, sursa prin care susținătorul a ajuns la organizație (eveniment, recomandare, campanie online, Formular 230) și lista completă a sumelor primite, cu dată și metodă de plată. Sub ea stă istoricul de comunicare: ce raport i-ați trimis, la ce eveniment a venit, ce mulțumire a primit. Astfel, când pregătiți campania de sfârșit de an, nu mai trimiteți același mesaj tuturor — știți cine donează de cinci ani, cine a donat o singură dată și cine s-a oprit acum trei luni.

Donații recurente urmărite automat

Donațiile recurente sunt cea mai stabilă sursă de venit a unui ONG și, paradoxal, cea mai prost urmărită: un ordin de plată se oprește, iar organizația află după șase luni. În 4ong fiecare donație recurentă are suma, frecvența și data următoarei încasări. Când o încasare așteptată nu apare, platforma o marchează, ca să puteți suna sau scrie susținătorului înainte ca relația să se stingă. Raportul lunar arată câți susținători recurenți aveți, cât reprezintă ei din total și care este rata de retenție.

Chitanțe, adeverințe și campania de Formular 230

Din fișa donatorului se generează chitanța de donație și, la cerere, adeverința anuală cu totalul sumelor primite — documentul pe care mulți susținători îl cer pentru evidența personală. Separat, platforma ține lista persoanelor care au ales să redirecționeze 3,5% din impozitul pe venit către organizație, cu anul, statusul depunerii și suma încasată efectiv. Pentru că istoricul rămâne de la an la an, știți exact pe cine reconctactați în februarie–martie, în loc să reconstruiți lista de fiecare dată.

Protecția datelor susținătorilor

Datele de donator sunt date cu caracter personal, iar în multe organizații ele circulă astăzi ca fișiere atașate pe e-mail. 4ong le ține într-un singur loc, cu acces pe roluri: voluntarul care pregătește un eveniment nu vede sumele, contabilul vede tranzacțiile, iar consiliul director vede rapoartele agregate. Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană, iar consimțământul pentru comunicări este înregistrat pe fișă, cu data și canalul — exact ce vă cere GDPR să puteți demonstra.

Referințe legale

OG 26/2000 cu privire la asociații și fundații
Legea 32/1994 privind sponsorizarea
Formular 230 — redirecționarea a 3,5% din impozitul pe venit
Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)

Întrebări frecvente

Pot importa lista de donatori din Excel?

Da. Încărcați fișierele pe care le folosiți acum, alegeți ce coloană înseamnă ce, iar platforma creează fișele de donator. Susținătorii care apar în mai multe liste sunt propuși pentru deduplicare, ca să nu ajungeți cu aceeași persoană de trei ori în bază.

Cum știu dacă o donație recurentă s-a oprit?

Fiecare donație recurentă are o dată așteptată pentru următoarea încasare. Dacă suma nu apare în intervalul stabilit, donația este marcată ca întreruptă și apare în lista de urmărire, ca să puteți lua legătura cu susținătorul.

Emite platforma chitanțe de donație?

Da. Chitanța se generează din fișa donatorului, cu numerotare continuă, și rămâne în arhiva descărcabilă a organizației. Tot de acolo se poate emite adeverința anuală cu totalul donațiilor unei persoane.

Cum ajută la campania de redirecționare a 3,5%?

Platforma ține evidența persoanelor care au ales să redirecționeze 3,5% din impozitul pe venit, cu anul, statusul și suma încasată. Istoricul se păstrează de la an la an, deci știți pe cine reconctactați și cât a adus campania anterioară.

Se pot înregistra și sponsorizările de la firme?

Da. Un donator poate fi persoană fizică sau juridică. Pentru companii se leagă contractul de sponsorizare și suma, conform Legii 32/1994, iar raportul anual arată separat donațiile individuale de cele corporate.

Cine din organizație vede sumele donate?

Accesul se dă pe roluri. Un voluntar poate avea acces doar la datele de contact necesare pentru un eveniment, în timp ce sumele și documentele financiare rămân vizibile doar pentru rolurile care au nevoie de ele.

Înlocuiește modulul de donatori programul de contabilitate?

Nu. 4ong ține evidența operațională a donatorilor și exportă datele către contabilitate. Partida dublă rămâne la contabilul organizației sau la programul lui de contabilitate.

Articole utile

Campanii de strângere de fonduri →Folosește segmentele de donatori ca listă-țintă pentru campania următoare.Proiecte și finanțări →Leagă donațiile primite de proiectul pe care îl finanțează.Management voluntari →Mulți donatori sunt și voluntari — vezi ambele roluri ale aceleiași persoane.

Adu toți donatorii într-o singură evidență

Imporți fișierele pe care le ai acum, iar în câteva minute fiecare susținător are o fișă cu istoric, donații recurente și chitanțe.

Vezi abonamente Contactează un consultant