Ce program folosesc ONG-urile pentru managementul donatorilor și al voluntarilor?
În România, cele mai multe asociații și fundații pornesc din Excel, cu un fișier pentru donatori și altul pentru voluntari. Întrebarea utilă nu este care instrument e mai bun, ci de la ce moment Excel devine un risc.
Răspuns scurt
- Cele mai multe ONG-uri mici din România țin donatorii și voluntarii în fișiere Excel separate.
- Excel este suficient cât timp nu ai donații recurente și nici voluntari sub contract.
- Un instrument dedicat devine necesar de la primul voluntar cu contract, pentru că evidența orelor este obligatorie prin lege.
- Amenda pentru neținerea evidenței voluntarilor este între 10.000 și 20.000 lei.
- Un instrument de management pentru ONG-uri nu înlocuiește contabilul și nu ține contabilitatea.
Excel sau software dedicat
Diferența nu este de funcții, ci de ce se întâmplă când nimeni nu se uită la fișier.
Ce se schimbă între un fișier Excel și un instrument dedicat de management ONG
| Criteriu | Excel sau Google Sheets | Instrument dedicat |
|---|---|---|
| Cost lunar | Zero | Abonament lunar |
| Fișa unei persoane | Aceeași persoană apare în trei fișiere | Un singur profil, cu tot istoricul |
| Donație recurentă oprită | Se observă manual, de obicei târziu | Semnalată în luna în care apare |
| Chitanțe | Numerotate manual, cu risc de duble | Numerotate automat, secvențial |
| Orele de voluntariat | Reconstituite la final de an, din memorie | Pontate pe măsură ce se lucrează |
| Cine a modificat o sumă | Nu se poate afla | Istoric pe fiecare modificare |
| Circulația datelor personale | Fișierul se trimite pe e-mail și iese din organizație | Acces pe cont, cu drepturi per utilizator |
Exemple practice
- O asociație cu 20 de donatori, fără donații recurente și fără voluntari sub contract, se descurcă foarte bine în Excel.
- La un donator recurent de 30 lei pe lună, o plată oprită neobservată costă 360 lei într-un an.
- Dacă se opresc 10 astfel de donații, pierderea anuală ajunge la 3.600 lei, fără ca nimeni să observe.
- Un coordonator care reconstituie în ianuarie orele a 60 de voluntari pentru certificate lucrează pe memorie, nu pe evidență.
- Amenda minimă de 10.000 lei pentru evidența voluntarilor depășește costul anual al oricărui instrument de management.
Greșeli frecvente
- Se țin fișiere separate pentru donatori, voluntari și membri, iar aceeași persoană apare de trei ori, cu date diferite.
- Fișierul cu donatori circulă pe e-mail între voluntari, deci datele personale ies din organizație fără control.
- Se cumpără un CRM comercial de vânzări, care nu are cotizații, formular 230, contracte de voluntariat sau rapoarte pentru finanțator.
- Se așteaptă de la un instrument de ONG să înlocuiască contabilul și contabilitatea.
- Alegerea unui instrument se amână până la primul audit al unui finanțator, când datele trebuie reconstituite retroactiv.
Cum te ajută 4ong
- Fișă unică de donator: donații unice, donații recurente, cotizații, formulare 230 și sponsorizări, într-un singur profil.
- Donațiile recurente sunt urmărite, iar întreruperile sunt semnalate în luna în care apar.
- Campaniile de strângere de fonduri au obiectiv și progres, iar contractele de sponsorizare se păstrează cu data semnării.
- Registrul de voluntari include pontajul orelor și emiterea certificatelor de voluntariat.
- Proiectele au buget pe linii de cheltuială, iar rapoartele pentru finanțator se generează din aceleași date.
- 4ong nu ține contabilitatea: registrul-jurnal, balanța și situațiile financiare rămân la contabil, iar ecosistemul are 4conta.ro pentru asta.
- Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană, conform GDPR, cu acces pe cont și drepturi per utilizator.