Trebuie să emit chitanță pentru fiecare donație primită de ONG?
Orice sumă intrată în organizație trebuie să aibă un document justificativ, iar pentru donații chitanța este forma cea mai simplă. Casa de marcat, în schimb, nu se aplică donațiilor, cotizațiilor și sponsorizărilor.
Răspuns scurt
- Da: fiecare donație are nevoie de un document justificativ, iar chitanța este forma cea mai simplă.
- Casa de marcat nu este obligatorie pentru donații, cotizații și sponsorizări.
- Donațiile de bunuri mobile corporale de până la 25.000 lei sunt valabile ca dar manual, prin predarea bunului.
- Peste 25.000 lei, donația se încheie prin act autentic la notar, sub sancțiunea nulității absolute.
- Documentele justificative se păstrează 5 ani, nu 10.
Ce spune legislația
- Codul civil (Legea 287/2009) art. 1011: donația se încheie prin act autentic, sub sancțiunea nulității absolute.
- Excepția este darul manual: bunuri mobile corporale de până la 25.000 lei, prin acordul de voință însoțit de predarea bunului.
- Bunurile mobile donate trebuie enumerate și evaluate într-un înscris.
- OUG 28/1999: casa de marcat nu este necesară pentru donații, cotizații și sponsorizări, care sunt venituri fără scop patrimonial.
- Casa de marcat devine obligatorie doar pentru activitate economică cu vânzare cu amănuntul sau prestări de servicii direct către populație, cu caracter permanent.
- Legea contabilității 82/1991 art. 25, modificat prin Legea 195/2022 și Legea 36/2023: documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Exemple practice
- Un donator lasă 200 lei în cutia de donații: emiți chitanță, fără bon fiscal.
- O firmă donează 40 de laptopuri: se întocmește un înscris în care bunurile sunt enumerate și evaluate.
- O donație de bunuri mobile evaluată la 30.000 lei depășește limita darului manual, deci are nevoie de act autentic la notar.
- Chitanța pentru o donație încasată în 2026 se păstrează până la 1 iulie 2032: cei 5 ani curg de la 1 iulie 2027.
- Un ONG care vinde permanent produse handmade într-un magazin propriu are nevoie de casă de marcat pentru acele vânzări, nu pentru donații.
Greșeli frecvente
- Se emite bon fiscal pentru donații, deși casa de marcat nu se aplică acestor venituri.
- Se acceptă o donație de bunuri fără înscris de evaluare, iar valoarea nu poate fi înregistrată corect în contabilitate.
- Se aruncă chitanțele după 3 ani, deși termenul este de 5 ani de la 1 iulie a anului următor.
- Se șterge complet donatorul la o cerere GDPR, împreună cu chitanța: retenția contabilă de 5 ani rămâne obligatorie.
- O donație de peste 25.000 lei se acceptă doar cu chitanță, fără act autentic, iar donația este nulă.
Cum te ajută 4ong
- Generează chitanța la fiecare donație înregistrată, numerotată automat, și o atașează la fișa donatorului.
- Ține fișa donatorului cu istoricul complet: donații unice, donații recurente, cotizații și formulare 230.
- Păstrează înscrisul de evaluare pentru donațiile în bunuri, legat de donația respectivă.
- Anonimizează datele donatorului la o cerere GDPR, dar păstrează documentul contabil pentru cei 5 ani.