En budget per post, inte en summa
En finansiär frågar inte hur mycket du har spenderat, utan hur mycket du har spenderat på varje godkänd post. I 4ong anges projektbudgeten per stödberättigad kostnadspost — personal, resor, utrustning, underleverantörer, indirekta kostnader — och varje registrerad kostnad fördelas på en post. Förbrukningen syns i realtid, med det belopp som återstår på varje post, så att överskridanden märks i månaden de uppstår och inte vid slutrapporteringen, när de är svåra eller omöjliga att rätta.
Rapporteringsfrister, med ansvarig
Varje finansieringsavtal kommer med en egen kalender: en delrapport efter sex månader, en ekonomisk rapport vid slutet och begäranden om ersättning med fasta intervall. När organisationen har fem projekt med fem olika finansiärer blir kalendern den vanligaste källan till brådska. I plattformen ligger fristerna på projektet med en ansvarig och en påminnelse före förfallodagen, och instrumentpanelen visar vilken rapport som kommer härnäst.
Rapporter till finansiären, byggda på data
Den ekonomiska rapporten byggs från de kostnader som redan fördelats på budgetposter, och den narrativa rapporten utgår från genomförda aktiviteter och de indikatorer man åtagit sig, med deras status. Eftersom båda kommer från samma källa motsäger siffrorna i verksamhetsrapporten och i den ekonomiska rapporten inte längre varandra. Underlagen ligger kvar kopplade till kostnaderna, så vid en granskning eller en kontroll från finansiären sätts dossiern ihop på några minuter.
Medfinansiering och volontärarbete
Många bidrag kräver en egen medverkan, och en del av den kan täckas av volontärarbete som erkänns som naturabidrag. Eftersom volontärtimmarna registreras på aktiviteter kopplade till projektet beräknas bidraget utifrån verkliga data, inte från en uppskattning i efterhand. Resten av medfinansieringen — gåvor riktade till projektet, sponsring, egna intäkter — följs separat, så att du alltid vet hur mycket som ännu återstår att täcka.
