Din volontärbas, deras tillgänglighet, tilldelning till aktiviteter och timregistrering — med volontäravtal och intyg utfärdade från samma data.
Volontärer är den mest värdefulla resurs som många organisationer har och oftast den sämst dokumenterade: en telefonlista i en meddelandegrupp, en pappersnärvarolista och ett intyg som skrivs i all hast när någon behöver det till en universitetsansökan. 4ong håller volontärbasen med varje persons tillgänglighet och kompetens, tilldelar dem till aktiviteter, registrerar de utförda timmarna och utfärdar från samma ställe volontäravtalet och intyget. Och det sammanlagda antalet timmar blir en verklig effektindikator i årsrapporten, inte en uppskattning.
Volontären registrerar sig med kontaktuppgifter, kompetens och de tidsintervall då den kan vara tillgänglig. Koordinatorn skapar aktiviteten — en städdag, en utdelning av hjälp, en workshop — med datum, plats, antal volontärer som behövs och ansvarig person. Tilldelningen görs utifrån listan över dem som är tillgängliga, och volontärerna får sin bekräftelse. Inget av detta beror längre på vem som har den goda listan i sin privata telefon.
Timmarna registreras per aktivitet, inte samlat vid årets slut. Så vet du exakt hur många timmar varje volontär bidragit med, hur många timmar ett projekt förbrukat och vad det ideella arbetet i din organisation är värt som bidrag. I finansiärsrapporter erkänns volontärarbete ofta som medfinansiering — och en logg som förs per aktivitet är den enda som klarar en granskning, till skillnad från en avrundad siffra som uppskattas i efterhand.
I 4ong genereras volontäravtalet från volontärposten och ligger kvar där, tillsammans med utbildningsregistret och de undertecknade samtyckena. Intyget utfärdas utifrån de timmar som redan registrerats och de aktiviteter volontären deltog i, så att det inte längre behöver rekonstrueras från minnet när en student ber om det till en ansökan.
Mycket ofta är samma person både volontär, givare och medlem. Förvarade i separata filer syns aldrig de tre rollerna tillsammans, och organisationen hamnar i att be om pengar av någon som precis har skänkt fyrtio timmar. I plattformen är personen en enda, med sina roller, och kommunikationen kan göras med full kännedom om det.
Per aktivitet, av den som ansvarar för den. Timmarna summeras automatiskt per volontär, per projekt och per period, och summorna används i intygen och rapporterna.
Ja. Avtalet genereras från volontärens uppgifter i skriftlig form och ligger kvar i posten tillsammans med övriga undertecknade dokument.
Utifrån de timmar som redan registrerats och de aktiviteter volontären deltog i. Intyget anger period och typ av aktiviteter.
Ja. En aktivitet kopplas till ett projekt, så timmarna redovisas både per volontär och per finansierat projekt — användbart när finansiären efterfrågar volontärarbete som bidrag.
Ja. Volontärposten sparar de genomförda utbildningarna och de undertecknade samtyckena — dataskydd, barnskydd, säkerhetsinstruktion — med datum för när de genomfördes.
Ja. Det är samma person med olika roller, och teamet ser alla roller på ett ställe innan en förfrågan skickas.
Tillgänglighet, tilldelning till aktiviteter, registrerade timmar och intyg — från en enda post.
