Givarhantering för ideella organisationer

En post per givare med hela gåvohistoriken, återkommande gåvor som följs automatiskt och kvitton som utfärdas från plattformen — inte från ett kalkylblad som hålls av en enda person.

I en förening eller stiftelse splittras givarinformationen: ett kalkylblad för beloppen som kommit in på banken, ett för företagssponsorerna och dessutom en pärm med handskrivna kvitton. När den person som förvarade filerna slutar, förlorar organisationen sitt minne. 4ong samlar allt i en givarpost: vem givaren är, hur hen hittade till er, hur mycket hen gett och när, om hen ger återkommande, vilka kvitton hen fått och vilken rapport ni skickat. Därifrån genereras gåvokvitton och gåvointyg på några sekunder, och segmenteringen för nästa kampanj görs utifrån samma data.

En enda givarpost — kontaktuppgifter, källa och fullständig historik över gåvor och kommunikation, på ett ställe.
Engångs- och återkommande gåvor — belopp, frekvens och nästa förväntade datum, med automatisk signal när en återkommande gåva upphör.
Kvitton och gåvointyg som genereras från posten, med löpande numrering och ett arkiv som går att ladda ner.
Företagssponsring, med avtal och belopp kopplade till företagsgivaren.
Segmentering efter värde, anknytningstid, understött ändamål eller kanal, för riktad kommunikation.
Import från befintliga kalkylblad, med dubblettkontroll av givare som förekommer i flera listor.
Rollbaserad åtkomst — driftspersonal, redovisningsansvarig och styrelse ser bara det de behöver (GDPR).

Så ser en givarpost ut

Posten samlar på en enda skärm kontaktuppgifter, samtycke till kommunikation, källan genom vilken givaren kom i kontakt med organisationen (ett evenemang, en rekommendation eller en onlinekampanj) och hela listan över mottagna belopp, med datum och betalningssätt. Under den ligger kommunikationshistoriken: vilken rapport ni skickat, vilket evenemang givaren deltog i och vilket tack givaren fått. När du förbereder kampanjen i slutet av året skickar du därför inte samma meddelande till alla — du vet vem som har gett i fem år, vem som gav en gång och vem som slutade för tre månader sedan.

Återkommande gåvor följs automatiskt

Återkommande gåvor är den stabilaste inkomstkällan för en ideell organisation och, paradoxalt nog, den sämst uppföljda: en stående order upphör, och organisationen får veta det sex månader senare. I 4ong har varje återkommande gåva sitt belopp, sin frekvens och datum för nästa förväntade betalning. När en förväntad betalning uteblir markerar plattformen det, så att du kan ringa eller skriva till givaren innan relationen falnar. Den månatliga rapporten visar hur många återkommande givare ni har, vilken andel av de totala intäkterna de står för och vilken bibehållandegrad ni har.

Kvitton och gåvointyg

Från givarposten genererar du gåvokvittot och, på begäran, det årliga gåvointyget med det totala beloppet som mottagits — ett dokument som många givare begär för sin egen dokumentation.

Skydd av givardata

Givardata är personuppgifter, och i många organisationer cirkulerar den i dag som bifogade filer i e-post. 4ong håller den på ett enda ställe, med åtkomst efter roller: en volontär som förbereder ett evenemang ser inte beloppen, redovisningsansvarig ser betalningarna och styrelsen ser de sammanställda rapporterna. Uppgifterna lagras inom Europeiska unionen, och samtycket till kommunikation registreras på givarposten med datum och kanal — exakt det som GDPR kräver att du ska kunna visa.

Domande frequenti

Kan jag importera min givarlista från ett kalkylblad?

Ja. Ladda upp de filer du använder i dag, koppla varje kolumn och plattformen skapar givarposterna. Givare som förekommer i flera listor föreslås för dubblettkontroll, så att samma person inte hamnar tre gånger i din databas.

Hur vet jag att en återkommande gåva har upphört?

Varje återkommande gåva har ett förväntat datum för nästa betalning. Om beloppet inte kommer in inom det angivna intervallet markeras gåvan som avbruten och visas i uppföljningslistan, så att du kan kontakta givaren.

Utfärdar plattformen gåvokvitton?

Ja. Kvittot genereras från givarposten med löpande numrering och finns kvar i organisationens nedladdningsbara arkiv. Det årliga intyget med en persons totala gåvor utfärdas från samma ställe.

Kan företagssponsring också registreras?

Ja. En givare kan vara en privatperson eller ett företag. För företag kopplas sponsringsavtalet och beloppet, och den årliga rapporten visar separat privatgåvor och företagsgåvor.

Vem i organisationen kan se de belopp som doneras?

Åtkomsten styrs av roll. En volontär kan bara se de kontaktuppgifter som behövs för ett evenemang, medan belopp och ekonomiska dokument förblir synliga bara för de roller som behöver dem.

Ersätter givarmodulen bokföringsprogrammet?

Nej. 4ong sköter den operativa givarregistreringen och exporterar data till bokföringen. Dubbel bokföring stannar hos din redovisningskonsult eller i dennes bokföringsprogram.

Risorse correlate

Insamlingskampanjer →Använd era givarsegment som målgrupp för nästa kampanj.Projekt och finansiering →Koppla de gåvor ni tar emot till projektet de finansierar.Volontärhantering →Många givare är också volontärer — se båda rollerna hos samma person.

Samla alla givare i en enda post

Importera de filer du har i dag, så har varje givare inom några minuter en post med historik, återkommande gåvor och kvitton.

Vedi i piani Parla con un consulente