Budżet według pozycji, a nie suma
Grantodawca nie pyta, ile wydano, lecz ile wydano na każdą zatwierdzoną pozycję. W 4ong budżet projektu wprowadza się według kwalifikowalnych pozycji kosztów — wynagrodzenia personelu, podróże, sprzęt, podwykonawstwo, koszty pośrednie — a każdy zapisany wydatek przypisuje się do pozycji. Zużycie widać w czasie rzeczywistym, wraz z kwotą pozostałą na każdej pozycji, więc przekroczenia są zauważane w miesiącu, w którym powstają, a nie przy raporcie końcowym, gdy trudno je naprawić lub nie da się tego zrobić.
Terminy sprawozdawcze z osobą odpowiedzialną
Każda umowa o finansowanie ma własny kalendarz: raport śródokresowy po sześciu miesiącach, raport finansowy na końcu, wnioski o refundację w stałych odstępach. Gdy organizacja prowadzi pięć projektów z pięcioma różnymi grantodawcami, ten kalendarz staje się najczęstszym źródłem pilnych sytuacji. Na platformie terminy są przypisane do projektu, wraz z osobą odpowiedzialną i alertem przed terminem, a pulpit pokazuje, który raport jest następny.
Raporty dla grantodawców z danych
Raport finansowy powstaje z wydatków już przypisanych do pozycji budżetu, a merytoryczny wychodzi od zrealizowanych działań i zobowiązanych wskaźników wraz z ich statusem. Ponieważ oba pochodzą z tego samego źródła, liczba w raporcie merytorycznym i ta w finansowym już sobie nie przeczą. Dokumenty potwierdzające pozostają przy wydatkach, więc przy kontroli lub weryfikacji przez grantodawcę dokumentacja składa się w ciągu minut.
Współfinansowanie i praca wolontariuszy
Wiele grantów wymaga wkładu własnego, a część z niego może pokryć praca wolontariuszy uznana za wkład rzeczowy. Ponieważ godziny wolontariatu rejestruje się przy działaniach powiązanych z projektem, wkład wylicza się z rzeczywistych danych, a nie z szacunku na koniec. Pozostałe współfinansowanie — darowizny przeznaczone na projekt, sponsoring, przychody własne — śledzi się osobno, więc zawsze wiadomo, ile jeszcze trzeba pokryć.
