Baza wolontariuszy, ich dostępność, przydział do działań i ewidencja godzin — z umowami wolontariackimi i zaświadczeniami wydawanymi z tych samych danych.
Wolontariusze to najcenniejszy zasób wielu organizacji i zwykle najgorzej udokumentowany: lista numerów telefonów w grupie komunikatorowej, papierowa lista obecności i zaświadczenie napisane w pośpiechu, gdy ktoś potrzebuje go do dokumentów rekrutacyjnych na studia. 4ong prowadzi bazę wolontariuszy z dostępnością i kompetencjami każdego z nich, przydziela ich do działań, rejestruje przepracowane godziny i z tego samego miejsca generuje umowę wolontariacką oraz zaświadczenie. Łączna liczba godzin staje się rzeczywistym wskaźnikiem wpływu w raporcie rocznym, a nie szacunkiem.
Wolontariusz zgłasza się, podając dane kontaktowe, kompetencje i przedziały czasowe, w których może być dostępny. Koordynator tworzy działanie — dzień sprzątania, dystrybucję pomocy, warsztaty — z datą, miejscem, liczbą potrzebnych wolontariuszy i osobą odpowiedzialną. Przydział odbywa się z listy dostępnych osób, a wolontariusze otrzymują potwierdzenie. Nic z tego nie zależy już od tego, kto trzyma dobrą listę w swoim telefonie prywatnym.
Godziny rejestruje się przy każdym działaniu, a nie zbiorczo na koniec roku. Dzięki temu wiadomo dokładnie, ile godzin wniósł każdy wolontariusz, ile godzin pochłonął projekt i ile jako wkład jest warta praca wolontariuszy w organizacji. W raportach dla finansujących praca wolontariuszy bywa uznawana za współfinansowanie — a ewidencja prowadzona przy każdym działaniu to jedyna, która wytrzyma kontrolę, w przeciwieństwie do okrągłej liczby oszacowanej na końcu.
Umowa wolontariacka ma formę pisemną, a zaświadczenie potwierdza wykonaną działalność. W 4ong umowa generowana jest z karty wolontariusza i pozostaje w niej razem z ewidencją przeszkoleń oraz podpisanymi zgodami. Zaświadczenie wystawia się na podstawie już zarejestrowanych godzin i działań, w których wolontariusz uczestniczył, więc nie trzeba go odtwarzać z pamięci, gdy student o nie prosi do dokumentów.
Bardzo często ta sama osoba jest wolontariuszem, darczyńcą i członkiem. Prowadzone w osobnych plikach, te trzy role nigdy nie są widziane razem, a organizacja prosi o pieniądze kogoś, kto właśnie przepracował czterdzieści godzin. Na platformie osoba jest jedna, z wszystkimi swoimi rolami, a komunikacja może to uwzględniać.
Przy każdym działaniu, przez osobę za nie odpowiedzialną. Godziny sumują się automatycznie dla wolontariusza, projektu i okresu, a sumy zasilają zaświadczenia i raporty.
Tak. Umowa jest generowana z danych karty wolontariusza, w formie pisemnej, i pozostaje przy karcie razem z pozostałymi podpisanymi dokumentami.
Na podstawie już zarejestrowanych godzin i działań, w których wolontariusz uczestniczył. Zaświadczenie podaje okres i rodzaj działań.
Tak. Działanie jest powiązane z projektem, więc godziny raportuje się zarówno dla wolontariusza, jak i dla finansowanego projektu — przydatne, gdy finansujący prosi o wkład w pracę wolontariuszy.
Tak. Karta wolontariusza przechowuje zrealizowane szkolenia i podpisane zgody — ochrona danych, ochrona dzieci, instruktaż bezpieczeństwa — z datą ich wykonania.
Tak. To ta sama osoba z różnymi rolami, a zespół widzi wszystkie role w jednym miejscu, zanim wyśle jej prośbę.
Dostępność, przydział do działań, zarejestrowane godziny i zaświadczenia — z jednej ewidencji.
