Projecten en subsidies voor ngo’s

Elk project met zijn financieringsbron, een budget per subsidiabele kostenregel, de rapportagetermijnen en de rapporten die uit de al ingevoerde gegevens worden opgebouwd.

Een gesubsidieerd project leeft tegelijk op drie plaatsen: de overeenkomst in een map, het budget in een spreadsheet en de uitgaven bij de accountant. Wanneer de rapportagetermijn nadert, besteedt iemand een week aan het opnieuw opbouwen van de cijfers en het nagaan welke uitgave subsidiabel was. 4ong houdt het project op één plaats: de financier en de overeenkomst, het budget uitgesplitst per regel, de uitgaven op de juiste regel geregistreerd, de activiteiten en indicatoren waarop u zich heeft vastgelegd, plus de rapportagekalender. Het narratieve en het financiële rapport worden uit dezelfde gegevens opgebouwd, zodat ze worden gecontroleerd in plaats van gereconstrueerd.

Projecten met een financier, een overeenkomst, een uitvoeringsperiode en een totale waarde.
Budget uitgesplitst per subsidiabele kostenregel, met de bestede en de resterende bedragen.
Uitgaven geregistreerd op een budgetregel en een activiteit, met het bewijsstuk als bijlage.
Medefinanciering apart bijgehouden, inclusief de bijdrage in vrijwilligerswerk.
Vastgelegde activiteiten en indicatoren, met de actuele stand van uitvoering.
Rapportagekalender met termijnen en verantwoordelijken, voor elke financier.
Narratieve en financiële rapporten die uit de projectgegevens worden gegenereerd.
Projectportefeuille voor de raad van bestuur, met de budgetuitvoering per project.

Het budget per regel, niet per totaal

Een financier vraagt niet hoeveel u heeft uitgegeven, maar hoeveel u per goedgekeurde regel heeft uitgegeven. In 4ong wordt het projectbudget ingevoerd per subsidiabele kostenregel — personeel, reiskosten, apparatuur, onderaanneming, indirecte kosten — en wordt elke geregistreerde uitgave aan een regel toegewezen. Het verbruik is in realtime zichtbaar, met het bedrag dat op elke regel nog over is, zodat overschrijdingen worden opgemerkt in de maand waarin ze optreden en niet pas bij de eindrapportage, wanneer ze moeilijk of helemaal niet meer te corrigeren zijn.

Rapportagetermijnen, met een verantwoordelijke

Elke financieringsovereenkomst komt met een eigen kalender: een tussentijds rapport na zes maanden, een financieel rapport aan het einde, aanvragen tot terugbetaling met vaste tussenpozen. Wanneer de organisatie vijf projecten heeft met vijf verschillende financiers, wordt die kalender de meest voorkomende bron van noodsituaties. In het platform staan termijnen bij het project, met een verantwoordelijke en een waarschuwing vóór de vervaldatum, en het dashboard toont welk rapport in de volgende periode aankomt.

Rapporten voor de financier, opgebouwd uit gegevens

Het financiële rapport wordt opgebouwd uit de uitgaven die al aan budgetregels zijn toegewezen, en het narratieve rapport vertrekt van de uitgevoerde activiteiten en de vastgelegde indicatoren, met hun stand. Omdat beide uit dezelfde bron komen, spreken de cijfers in het narratieve rapport en die in het financiële rapport elkaar niet meer tegen. Bewijsstukken blijven aan de uitgaven gekoppeld, zodat het dossier bij een controle of een verificatie door de financier in enkele minuten opnieuw kan worden samengesteld.

Medefinanciering en vrijwilligerswerk

Veel financieringen vereisen een eigen bijdrage, en een deel daarvan kan worden gedekt door vrijwilligerswerk dat als bijdrage in natura wordt erkend. Omdat vrijwilligersuren op activiteiten van het project worden geregistreerd, wordt de bijdrage berekend uit reële gegevens en niet uit een schatting aan het eind. De rest van de medefinanciering — giften die voor het project zijn bestemd, sponsoring, eigen inkomsten — wordt apart bijgehouden, zodat u altijd weet hoeveel er nog gedekt moet worden.

Domande frequenti

Kan ik meerdere projecten met verschillende financiers bijhouden?

Ja. Elk project heeft een eigen financier, overeenkomst, budget en rapportagekalender, en het portefeuilleoverzicht toont de budgetuitvoering over alle actieve projecten.

Hoe wordt het budget per kostenregel bijgehouden?

Het budget wordt ingevoerd op de regels die door de financier zijn goedgekeurd, en elke uitgave wordt aan een regel toegewezen. Het platform toont voortdurend het bestede en het resterende bedrag op elke regel.

Worden bewijsstukken aan de uitgaven gekoppeld?

Ja. Aan elke uitgave kunnen de bewijsstukken worden gekoppeld, zodat het rapportagedossier snel kan worden samengesteld bij een verificatie.

Hoe wordt de bijdrage in vrijwilligerswerk gerapporteerd?

Uit de geregistreerde uren op activiteiten die aan het project zijn gekoppeld. Omdat de registratie per activiteit gebeurt, komt de bijdrage uit reële gegevens en niet uit een schatting aan het eind.

Herinnert het platform mij aan de rapportagetermijnen?

Ja. De termijnen staan bij het project, met een verantwoordelijke, en het dashboard toont de rapporten die in de komende periode aankomen.

Vervangt het financiële rapport de boekhouding?

Nee. Het rapport wordt opgebouwd uit de operationele registratie van het project en afgestemd op de boekhouding van de organisatie, maar dubbel boekhouden blijft bij de accountant of diens boekhoudsoftware.

Kan de raad van bestuur de stand van de projecten zien?

Ja. Er is een portefeuilleoverzicht met de actieve projecten, de budgetuitvoering en de vastgelegde indicatoren, geschikt voor vergaderingen van de raad van bestuur.

Risorse correlate

Vrijwilligersbeheer en vrijwilligersuren →Uren die aan een project zijn geregistreerd, worden een bijdrage in vrijwilligerswerk.Fondsenwervingscampagnes voor ngo’s →Dek de medefinanciering van een project met een speciale campagne.Donorbeheer voor ngo’s →Koppel gerichte giften aan het project dat ze ondersteunen.

Houd gefinancierde projecten op één plaats

Een budget per regel, uitgaven met bewijsstukken, termijnen met verantwoordelijke en rapporten die uit gegevens worden opgebouwd, niet uit het geheugen.

Vedi i piani Parla con un consulente