Donorbeheer voor ngo’s

Eén dossier per donateur met de volledige giftgeschiedenis, terugkerende giften die automatisch worden opgevolgd en ontvangstbewijzen die uit het platform worden uitgegeven — niet uit een spreadsheet die door één persoon wordt bijgehouden.

In een vereniging of stichting versnippert de informatie over donateurs: het ene blad met de bedragen die op de bank zijn binnengekomen, het andere met de bedrijfssponsors, plus een map met handgeschreven ontvangstbewijzen. Wanneer de persoon die de bestanden bijhield vertrekt, verliest de organisatie haar geheugen. 4ong brengt dit alles samen in één donorfiche: wie de donateur is, hoe hij u heeft gevonden, hoeveel hij wanneer heeft gegeven, of hij terugkerend geeft, welke ontvangstbewijzen hij kreeg en welk verslag u hem heeft gestuurd. Vanaf daar worden ontvangstbewijzen en giftenverklaringen in enkele seconden gegenereerd, en de segmenten voor de volgende campagne komen uit dezelfde gegevens.

Eén donorfiche — contactgegevens, bron, volledige geschiedenis van giften en communicatie, op één plaats.
Eenmalige en terugkerende giften — bedrag, frequentie en volgende verwachte datum, met een automatische melding wanneer een terugkerende gift stopt.
Ontvangstbewijzen en giftenverklaringen die uit de fiche worden gegenereerd, met doorlopende nummering en een downloadbaar archief.
Bedrijfssponsoring, met de overeenkomst en het bedrag gekoppeld aan de bedrijfsdonateur.
Segmentering op bedrag, anciënniteit, ondersteund doel of kanaal, voor gerichte communicatie.
Import uit uw bestaande spreadsheets, met deduplicatie van donateurs die in meerdere lijsten voorkomen.
Toegang op basis van rollen — operationeel personeel, de boekhouder en de raad van bestuur zien alleen wat zij nodig hebben (AVG/GDPR).

Hoe een donorfiche eruitziet

De fiche verzamelt op één scherm de contactgegevens, de toestemming voor communicatie, de bron waarlangs de donateur bij de organisatie terechtkwam (een evenement, een aanbeveling, een online campagne) en de volledige lijst van ontvangen bedragen, met datum en betaalwijze. Daaronder staat de communicatiegeschiedenis: welk verslag u heeft gestuurd, op welk evenement hij aanwezig was, welk dankwoord hij kreeg. Wanneer u de campagne van het jaareinde voorbereidt, stuurt u dus niet langer iedereen hetzelfde bericht — u weet wie al vijf jaar geeft, wie eenmalig heeft gegeven en wie drie maanden geleden is gestopt.

Terugkerende giften automatisch opgevolgd

Terugkerende giften zijn de meest stabiele inkomstenbron van een ngo en tegelijk de slechtst opgevolgde: een doorlopende opdracht stopt en de organisatie merkt het pas zes maanden later. In 4ong heeft elke terugkerende gift het bedrag, de frequentie en de volgende verwachte datum. Wanneer een verwachte betaling niet verschijnt, markeert het platform die, zodat u de donateur kunt bellen of schrijven voordat de relatie verwatert. Het maandrapport toont hoeveel terugkerende donateurs u heeft, welk deel van de totale inkomsten zij vertegenwoordigen en hoe uw retentiegraad eruitziet.

Ontvangstbewijzen en giftenverklaringen

Vanuit de donorfiche genereert u het ontvangstbewijs van de gift en, op verzoek, de jaarlijkse giftenverklaring met het totaal dat is ontvangen — het document dat veel donateurs voor hun eigen administratie vragen.

Bescherming van de gegevens van donateurs

Donorgegevens zijn persoonsgegevens, en in veel organisaties circuleren ze vandaag als bijlagen bij e-mails. 4ong bewaart ze op één plaats, met toegang op basis van rollen: de vrijwilliger die een evenement voorbereidt, ziet de bedragen niet, de boekhouder ziet de transacties en de raad van bestuur ziet de geaggregeerde rapporten. De gegevens worden gehost in de Europese Unie, en de toestemming voor communicatie wordt op de fiche vastgelegd, met datum en kanaal — precies wat de AVG van u vraagt te kunnen aantonen.

Domande frequenti

Kan ik mijn donorlijst uit een spreadsheet importeren?

Ja. Upload de bestanden die u nu gebruikt, koppel elke kolom, en het platform maakt de donorfiches aan. Donateurs die in meerdere lijsten voorkomen, worden voor deduplicatie voorgesteld, zodat dezelfde persoon niet drie keer in uw database terechtkomt.

Hoe weet ik dat een terugkerende gift is gestopt?

Elke terugkerende gift heeft een verwachte datum voor de volgende betaling. Als het bedrag niet binnen het ingestelde tijdvak verschijnt, wordt de gift als onderbroken gemarkeerd en verschijnt ze in de opvolglijst, zodat u contact kunt opnemen met de donateur.

Stelt het platform ontvangstbewijzen van giften op?

Ja. Het ontvangstbewijs wordt uit de donorfiche gegenereerd, met doorlopende nummering, en blijft in het downloadbare archief van de organisatie. Vanaf dezelfde plaats kan ook de jaarlijkse giftenverklaring met het totaal van de giften van een persoon worden uitgegeven.

Kunnen bedrijfssponsorings ook worden geregistreerd?

Ja. Een donateur kan een persoon of een bedrijf zijn. Voor bedrijven worden de sponsorovereenkomst en het bedrag aan de fiche gekoppeld, en het jaarverslag toont de giften van particulieren los van die van bedrijven.

Wie in de organisatie ziet de gedoneerde bedragen?

De toegang wordt op basis van rollen verleend. Een vrijwilliger mag alleen de contactgegevens zien die nodig zijn voor een evenement, terwijl bedragen en financiële documenten zichtbaar blijven voor de rollen die ze nodig hebben.

Vervangt de donormodule het boekhoudprogramma?

Nee. 4ong houdt de operationele donorgegevens bij en exporteert de gegevens naar de boekhouding. Dubbel boekhouden blijft bij uw boekhouder of bij diens boekhoudsoftware.

Risorse correlate

Fondsenwervingscampagnes voor ngo’s →Gebruik uw donorsegmenten als doellijst voor de volgende campagne.Projecten en subsidies voor ngo’s →Koppel ontvangen giften aan het project dat ze financiert.Vrijwilligersbeheer en vrijwilligersuren →Veel donateurs zijn ook vrijwilliger — bekijk beide rollen van dezelfde persoon.

Breng elke donateur samen in één dossier

Importeer de bestanden die u nu bewaart en binnen enkele minuten heeft elke ondersteuner een fiche met geschiedenis, terugkerende giften en ontvangstbewijzen.

Vedi i piani Parla con un consulente