Van inschrijving tot eerste activiteit
De vrijwilliger schrijft zich in met contactgegevens, vaardigheden en de tijdsloten waarop hij beschikbaar kan zijn. De coördinator maakt de activiteit aan — een opruimdag, een uitdeling van hulpgoederen, een workshop — met datum, locatie, het aantal benodigde vrijwilligers en de verantwoordelijke persoon. De toewijzing gebeurt uit de lijst van beschikbare vrijwilligers, en de vrijwilligers ontvangen hun bevestiging. Niets hiervan hangt nog af van wie de goede lijst op zijn persoonlijke telefoon bijhoudt.
Uren registreren, en waarom dat ertoe doet
Uren worden per activiteit geregistreerd, niet pas globaal aan het einde van het jaar. Zo weet u precies hoeveel uren elke vrijwilliger heeft bijgedragen, hoeveel uren een project heeft gekost en wat het vrijwilligerswerk in uw organisatie als bijdrage waard is. Voor rapporten aan financiers wordt vrijwilligerswerk vaak erkend als medefinanciering — en een registratie per activiteit is de enige die een controle doorstaat, in tegenstelling tot een afgerond getal dat aan het eind wordt geschat.
Overeenkomsten en certificaten
In 4ong wordt de overeenkomst gegenereerd uit de fiche van de vrijwilliger en blijft daar bewaard, samen met de opleidingsregistratie en de ondertekende toestemmingen. Het certificaat wordt uitgegeven op basis van de reeds geregistreerde uren en de activiteiten waaraan de vrijwilliger deelnam, zodat het niet meer uit het geheugen moet worden gereconstrueerd wanneer een student het voor zijn dossier vraagt.
Vrijwilligers in het volledige beeld van de organisatie
Heel vaak is dezelfde persoon tegelijk vrijwilliger, donateur en lid. Bewaard in afzonderlijke bestanden worden die drie rollen nooit samen gezien, en de organisatie vraagt geld aan iemand die net veertig uur heeft gegeven. In het platform is de persoon één, met zijn rollen, en de communicatie kan daarmee rekening houden.
