Baza de voluntari, disponibilitatea lor, repartizarea pe acțiuni și pontajul orelor — cu contractele și certificatele de voluntariat emise din aceleași date.
Voluntarii sunt cea mai valoroasă resursă a multor organizații și, de obicei, cea mai prost documentată: o listă de telefoane într-un grup de mesagerie, o condică de prezență pe hârtie și un certificat scris în grabă când cineva îl cere pentru dosarul de admitere. 4ong ține baza de voluntari cu disponibilitatea și competențele fiecăruia, îi repartizează pe acțiuni, pontează orele lucrate și emite din același loc contractul și certificatul de voluntariat prevăzute de Legea 78/2014. Iar totalul orelor devine un indicator real de impact în raportul anual, nu o estimare.
Voluntarul se înscrie cu datele de contact, competențele și intervalele în care poate fi disponibil. Coordonatorul creează acțiunea — o zi de curățenie, o distribuție de ajutoare, un atelier — cu data, locul, numărul de voluntari necesari și responsabilul. Repartizarea se face din lista celor disponibili, iar voluntarii primesc confirmarea. Nimic din asta nu mai depinde de cine ține lista cea bună pe telefonul personal.
Orele se pontează pe fiecare acțiune, nu global la sfârșit de an. Astfel știți exact câte ore a contribuit fiecare voluntar, câte ore a consumat un proiect și cât valorează, ca aport, munca voluntară din organizație. Pentru rapoartele către finanțatori, contribuția în muncă voluntară este de multe ori recunoscută drept cofinanțare — iar un pontaj ținut pe acțiune este singurul care rezistă la o verificare, spre deosebire de o cifră rotundă estimată la final.
Legea voluntariatului cere contract de voluntariat încheiat în formă scrisă și dă voluntarului dreptul la un certificat care atestă activitatea desfășurată. În 4ong contractul se generează din fișa voluntarului și rămâne atașat acolo, împreună cu fișa de instruire și cu acordurile semnate. Certificatul se emite pe baza orelor deja pontate și a activităților la care voluntarul a participat, deci nu mai trebuie reconstituit din memorie atunci când un student îl cere pentru dosar.
Foarte des aceeași persoană este și voluntar, și donator, și membru. Ținute în fișiere separate, cele trei roluri nu se văd niciodată împreună, iar organizația ajunge să ceară bani cuiva care tocmai a dăruit patruzeci de ore. În platformă persoana este una singură, cu rolurile ei, iar comunicarea se poate face în cunoștință de cauză.
Pe fiecare acțiune, de către responsabilul activității. Orele se adună automat pe voluntar, pe proiect și pe perioadă, iar totalurile alimentează certificatele și rapoartele.
Da. Contractul se generează din datele fișei de voluntar, în forma scrisă cerută de Legea 78/2014, și rămâne atașat fișei împreună cu celelalte documente semnate.
Din orele deja pontate și din activitățile la care voluntarul a participat. Certificatul menționează perioada și tipul activităților, așa cum prevede legea.
Da. O acțiune se leagă de un proiect, deci orele se raportează atât pe voluntar, cât și pe proiectul finanțat — util când finanțatorul cere contribuția în muncă voluntară.
Da. Fișa voluntarului păstrează instruirile efectuate și acordurile semnate — protecția datelor, protecția copilului, instruirea de securitate — cu data la care au fost făcute.
Da. Este aceeași persoană, cu roluri diferite, iar echipa vede toate rolurile în același loc înainte de a-i trimite o solicitare.
Disponibilitate, repartizare pe acțiuni, ore pontate și certificate emise conform legii — dintr-o singură evidență.
