Projektit ja avustukset yhdistyksille ja säätiöille

Jokainen projekti rahoituslähteineen, budjetti hyväksyttävien kululajien mukaan, raportointiajat ja raportit, jotka rakentuvat jo syötetyistä tiedoista.

Rahoitettu projekti elää samanaikaisesti kolmessa paikassa: sopimus kansiossa, budjetti taulukossa ja kulut kirjanpitäjällä. Kun raportointiaika koittaa, joku käyttää viikon lukujen kokoamiseen ja tarkistaa, mikä kulu oli hyväksyttävä. 4ong pitää projektin yhdessä paikassa: rahoittajan ja sopimuksen, budjetin erittelyn riveittäin, kulut kirjattuina oikealle riville, sitoumukset toimintoihin ja indikaattoreihin sekä raportointikalenterin. Sisällölliset ja taloudelliset raportit rakennetaan samoista tiedoista, joten ne tarkistetaan eikä niitä rakenneta uudelleen.

Projektit, joilla on rahoittaja, sopimus, toteutusjakso ja kokonaisarvo.
Budjetti eritelty hyväksyttäviin kululajeihin, käytetyt ja jäljellä olevat summat.
Kulut kirjataan budjettirivin ja toiminnon mukaan, tositteen liitettynä.
Yhteisrahoitus seurataan erikseen, vapaaehtoistyön panos mukaan lukien.
Sitoutuneet toiminnot ja indikaattorit, joiden tila pidetään ajan tasalla.
Raportointikalenteri määräajoineen ja vastuuhenkilöineen kullekin rahoittajalle.
Sisällölliset ja taloudelliset raportit luodaan projektin tiedoista.
Projektisalkku hallitukselle, budjetin toteuma kunkin projektin osalta.

Budjetti riveittäin, ei kokonaissummana

Rahoittaja ei kysy, kuinka paljon olette käyttäneet, vaan kuinka paljon olette käyttäneet kullekin hyväksytylle riville. 4ongissa projektin budjetti syötetään hyväksyttäville kululajeille — henkilöstö, matkat, laitteet, alihankinta, epäsuorat kulut — ja jokainen kirjattu kulu kohdistetaan riville. Kulutus näkyy reaaliajassa, ja kullakin rivillä jäljellä oleva summa näkyy, joten ylitykset huomataan kuukaudessa, jona ne syntyvät, eikä lopullisessa raportoinnissa, jolloin niitä on vaikea tai mahdoton korjata.

Raportointiajat vastuuhenkilön kanssa

Jokaisella rahoitussopimuksella on oma kalenterinsa: väliraportti puolen vuoden kohdalla, loppuraportti lopussa, korvauspyynnöt kiinteän välein. Kun organisaatiolla on viisi projektia viidellä eri rahoittajalla, kalenterista tulee yleisin hätätilanteiden lähde. Alustalla määräajat ovat projektissa vastuuhenkilön kanssa ja hälytys ennen eräpäivää, ja kojelauta näyttää, mikä raportti on seuraavaksi vuorossa.

Rahoittajalle tehtävät raportit datasta

Taloudellinen raportti rakennetaan riveille jo kohdistetuista kuluista, ja sisällöllinen raportti lähtee toteutetuista toiminnoista ja sitoutuneista indikaattoreista niiden tilan kanssa. Koska molemmat tulevat samasta lähteestä, sisällöllisen raportin luku ja taloudellisen raportin luku eivät enää ole ristiriidassa. Tositteet pysyvät kuluissa kiinni, joten tarkastuksessa tai rahoittajan varmistuksessa aineisto kootaan minuuteissa.

Yhteisrahoitus ja vapaaehtoistyö

Monet avustukset edellyttävät omaa panosta, ja osa siitä voidaan kattaa vapaaehtoistyöllä, joka tunnustetaan luontoissuoritukseksi. Koska vapaaehtoistunnit kirjataan projektiin liittyviin toimintoihin, panos lasketaan todellisista tiedoista eikä lopussa tehdystä arviosta. Loppu yhteisrahoitus — projektille osoitetut lahjoitukset, sponsoroinnit, omat tulot — seurataan erikseen, joten tiedätte aina, kuinka paljon on vielä katettava.

Domande frequenti

Voinko seurata useita projekteja eri rahoittajilla?

Kyllä. Jokaisella projektilla on oma rahoittaja, sopimus, budjetti ja raportointikalenteri, ja salkkunäkymä näyttää budjetin toteuman kaikista aktiivisista projekteista.

Miten budjettia seurataan kululajeittain?

Budjetti syötetään rahoittajan hyväksymille riveille, ja jokainen kulu kohdistetaan riville. Alusta näyttää jatkuvasti kullakin rivillä käytetyn ja jäljellä olevan summan.

Liitetäänkö tositteet?

Kyllä. Jokaiseen kuluun voidaan liittää tositteet, joten raportointiaineisto voidaan koota nopeasti tarkastuksessa.

Miten vapaaehtoistyön panos raportoidaan?

Projektiin liittyvien toimintojen kirjattujen tuntien perusteella. Koska kirjaus tehdään toiminnoittain, panos perustuu todellisiin tietoihin eikä lopussa tehtyyn arvioon.

Muistuttaako alusta raportointiajoista?

Kyllä. Määräajat ovat projektissa vastuuhenkilön kanssa, ja kojelauta näyttää seuraavalla jaksolla erääntyvät raportit.

Korvaako taloudellinen raportti kirjanpidon?

Ei. Raportti rakennetaan projektin operatiivisesta kirjanpidosta ja täsmäytetään organisaation kirjanpitoon, mutta kaksoiskirjanpito jää kirjanpitäjälle tai tämän ohjelmalle.

Voiko hallitus nähdä projektien tilan?

Kyllä. Salkkunäkymässä ovat aktiiviset projektit, budjetin toteuma ja sitoutuneet indikaattorit, mikä sopii hallituksen kokouksiin.

Risorse correlate

Vapaaehtoisten hallinta →Projektiin kirjatut tunnit muuttuvat vapaaehtoistyön panokseksi.Varainkeruukampanjat →Kattaa projektin yhteisrahoituksen omalla kampanjalla.Lahjoittajien hallinta →Yhdistä projektille ohjatut lahjoitukset siihen projektiin, jota ne tukevat.

Pitäkää rahoitetut projektit yhdessä paikassa

Budjetti riveittäin, kulut tositteineen, määräajat vastuuhenkilöineen ja raportit, jotka rakennetaan datasta eikä muistista.

Vedi i piani Parla con un consulente