Lahjoittajien hallinta yhdistyksille ja säätiöille

Yksi tietue jokaiselle tukijalle koko lahjoitushistorialla, toistuvat lahjoitukset seurataan automaattisesti ja kuitit annetaan alustalta — ei yhden henkilön hallussa olevasta taulukosta.

Yhdistyksessä tai säätiössä lahjoittajatiedot hajaantuvat: yksi taulukko pankkiin saapuneille summille, toinen yritysten sponsoreille ja lisäksi kansio käsin kirjoitetuista kuiteista. Kun henkilö, joka piti tiedostot, lähtee, organisaatio menettää muistinsa. 4ong kokoaa kaiken yhteen lahjoittajatietueeseen: kuka lahjoittaja on, miten hän löysi teidät, kuinka paljon ja milloin hän lahjoitti, lahjoittaako hän säännöllisesti, mitä kuitteja hän on saanut ja mitä raporttia olette hänelle lähettäneet. Sieltä lahjoituskuitit ja todistukset luodaan sekunneissa, ja seuraavan kampanjan segmentit saadaan samoista tiedoista.

Yksi lahjoittajatietue — yhteystiedot, lähde sekä koko lahjoitus- ja viestintähistoria yhdessä paikassa.
Kertaluonteiset ja toistuvat lahjoitukset — summa, tiheys ja seuraava odotettu päivä, ja automaattinen merkintä, kun toistuva lahjoitus loppuu.
Lahjoituskuitit ja todistukset luodaan tietueesta, numerointi on jatkuva ja arkisto on ladattavissa.
Yritysten sponsorointi: sopimus ja summa liitetään yritykseen lahjoittajana.
Segmentointi arvon, tukisuhteen keston, tuetun tarkoituksen tai kanavan mukaan kohdennettua viestintää varten.
Tuonti nykyisistä taulukoista, ja useissa listoissa esiintyvät tukijat voidaan yhdistää päällekkäisten tietueiden poistamiseksi.
Roolipohjainen käyttöoikeus — toimihenkilöt, kirjanpitäjä ja hallitus näkevät vain tarvitsemansa tiedot (GDPR).

Miltä lahjoittajatietue näyttää

Tietue kokoaa yhdelle näytölle yhteystiedot, viestintäsuostumuksen, lähteen, jonka kautta tukija tavoitti organisaation (tapahtuma, suositus, verkkokampanja), sekä luettelon saaduista summista päivämäärineen ja maksutapoineen. Sen alla on viestinnän historia: mikä raportti lähetettiin, mihin tapahtumaan henkilö osallistui, mitä kiitoskirjettä hän sai. Kun valmistelette vuoden lopun kampanjaa, ette enää lähetä kaikille samaa viestiä — tiedätte, ketkä ovat lahjoittaneet viisi vuotta, ketkä kerran ja ketkä lopettivat kolme kuukautta sitten.

Toistuvat lahjoitukset seurataan automaattisesti

Toistuvat lahjoitukset ovat yhdistyksen vakain tulolähde ja paradoksaalisesti huonoiten seurattu: pysyvä maksumääräys pysähtyy, ja organisaatio huomaa sen kuuden kuukauden päästä. 4ongissa jokaisella toistuvalla lahjoituksella on summa, tiheys ja seuraava odotettu maksupäivä. Kun odotettu maksu ei saavu, alusta merkitsee sen, jotta voitte soittaa tai kirjoittaa tukijalle ennen kuin suhde viilenee. Kuukausiraportti näyttää, montako toistuvaa tukijaa teillä on, kuinka suuri osuus kokonaistulosta he edustavat ja millainen pysyvyysaste teillä on.

Kuitit ja todistukset

Lahjoittajatietueesta luodaan lahjoituskuitti ja pyynnöstä vuotuinen todistus, jossa on kaikkien saatujen summien yhteissumma — asiakirja, jota monet tukijat pyytävät.

Tukijoiden tietojen suojaaminen

Lahjoittajatiedot ovat henkilötietoja, ja monessa organisaatiossa ne kiertävät tällä hetkellä sähköpostin liitteinä. 4ong säilyttää ne yhdessä paikassa roolipohjaisella käyttöoikeudella: tapahtumaa valmisteleva vapaaehtoinen ei näe summia, kirjanpitäjä näkee maksutapahtumat ja hallitus näkee koosteraportit. Tiedot sijaitsevat Euroopan unionissa, ja viestintäsuostumus kirjataan tietueeseen päivämäärineen ja kanavineen — juuri sen, minkä GDPR edellyttää teitä pystymään osoittamaan.

Domande frequenti

Voinko tuoda lahjoittajalistani taulukosta?

Kyllä. Lataatte käyttämänne tiedostot, liitätte kunkin sarakkeen kenttään, ja alusta luo lahjoittajatietueet. Useissa listoissa esiintyvät tukijat ehdotetaan päällekkäisyyksien poistoa varten, jotta sama henkilö ei ole tietokannassanne kolmesti.

Miten tiedän, että toistuva lahjoitus on loppunut?

Jokaisella toistuvalla lahjoituksella on odotettu päivä seuraavalle maksulle. Jos summa ei saavu määritellyn ajanjakson kuluessa, lahjoitus merkitään keskeytyneeksi ja se näkyy seurantalistalla, jotta voitte ottaa yhteyttä tukijaan.

Luoko alusta lahjoituskuitit?

Kyllä. Kuitti luodaan lahjoittajatietueesta jatkuvalla numeroinnilla ja jää yhdistyksen ladattavaan arkistoon. Samasta paikasta voidaan antaa myös henkilön kokonaislahjoitukset kattava vuotuinen todistus.

Voidaanko yritysten sponsoroinnit kirjata myös?

Kyllä. Lahjoittaja voi olla yksityishenkilö tai yritys. Yrityksille sponsorointisopimus ja summa liitetään kirjaukseen, ja vuosiraportti erottaa yksityishenkilöiden lahjoitukset yritysten lahjoituksista.

Ketkä organisaatiossa näkevät lahjoitetut summat?

Käyttöoikeudet annetaan roolin mukaan. Vapaaehtoinen voi nähdä vain tapahtuman tarvitsemat yhteystiedot, kun taas summat ja taloudelliset asiakirjat näkyvät vain niille rooleille, jotka niitä tarvitsevat.

Korvaako lahjoittajamoduuli kirjanpito-ohjelman?

Ei. 4ong pitää yllä lahjoittajien operatiivisia tietueita ja vie tiedot kirjanpitoon. Kaksoiskirjanpito jää kirjanpitäjällenne tai tämän kirjanpito-ohjelmalle.

Risorse correlate

Varainkeruukampanjat →Käytä lahjoittajasegmentteja seuraavan kampanjan kohderyhmälistana.Projektit ja avustukset →Yhdistä saamasi lahjoitukset projektiin, jota ne rahoittavat.Vapaaehtoisten hallinta →Monet lahjoittajat ovat myös vapaaehtoisia — näette saman henkilön molemmat roolit.

Kootkaa kaikki lahjoittajat yhteen tietueeseen

Tuokaa nykyiset tiedostonne, ja muutamassa minuutissa jokaisella tukijalla on tietue historiaansa, toistuvine lahjoituksineen ja kuitteineen.

Vedi i piani Parla con un consulente