Vapaaehtoisrekisterinne, heidän käytettävyytensä, tehtävien jako toimintoihin ja tuntikirjaus — vapaaehtoissopimukset ja todistukset luodaan samoista tiedoista.
Vapaaehtoiset ovat monen organisaation arvokkain voimavara ja yleensä huonoimmin dokumentoitu: puhelinnumeroluettelo viestiryhmässä, paperinen läsnäololomake ja todistus, joka kirjoitetaan kiireessä, kun joku sitä tarvitsee yliopistohakemukseen. 4ong pitää vapaaehtoisrekisteriä kunkin henkilön käytettävyydellä ja taidoilla, jakaa heidät toimintoihin, kirjaa tehdyt tunnit ja luo samasta paikasta vapaaehtoissopimuksen ja todistuksen. Ja kokonaistunnit muuttuvat vuosiraportissa todelliseksi vaikuttavuusmittariksi, eivät arvioksi.
Vapaaehtoinen ilmoittautuu yhteystietojen, taitojen ja aikaikkunoiden kanssa, joina hän voi olla käytettävissä. Koordinaattori luo toiminnon — siivouspäivän, avustusjakelun, työpajan — päivämäärineen, paikkoineen, tarvittavien vapaaehtoisten määrineen ja vastuuhenkilöineen. Tehtävät jaetaan käytettävissä olevien listasta, ja vapaaehtoiset saavat vahvistuksen. Mikään tästä ei enää riipu siitä, kenellä on hyvä lista omassa puhelimessaan.
Tunnit kirjataan toiminnoittain, ei yhtenä summana vuoden lopussa. Näin tiedätte tarkasti, kuinka monta tuntia kukin vapaaehtoinen on antanut, kuinka monta tuntia projekti on kuluttanut ja mitä vapaaehtoistyö organisaatiossanne on arvoltaan luontoissuoritukseksi. Rahoittajien raporteissa vapaaehtoistyö tunnustetaan usein yhteisrahoitukseksi — ja toiminnoittain pidetty kirjanpito on ainoa, joka kestää tarkastuksen, toisin kuin lopussa arvioitu pyöreä luku.
Vapaaehtoissopimus tehdään kirjallisesti, ja vapaaehtoisella on oikeus todistukseen, joka vahvistaa tehdyn toiminnan. 4ongissa sopimus luodaan vapaaehtoisen tietueesta ja jää sinne kiinni koulutustietojen ja allekirjoitettujen suostumusten rinnalle. Todistus luodaan jo kirjattujen tuntien ja toimintojen perusteella, joihin vapaaehtoinen on osallistunut, joten sitä ei tarvitse enää rakentaa muistin varassa, kun opiskelija pyytää sitä hakemukseensa.
Hyvin usein sama henkilö on vapaaehtoinen, lahjoittaja ja jäsen. Erillisissä tiedostoissa nämä kolme roolia eivät koskaan näy yhdessä, ja organisaatio päätyy pyytämään rahaa henkilöltä, joka on juuri antanut neljäkymmentä tuntia. Alustalla henkilö on yksi, roolinsa kanssa, ja viestintä voidaan tehdä sen pohjalta.
Toiminnoittain, sen vastuuhenkilön toimesta. Tunnit lasketaan automaattisesti yhteen vapaaehtoisittain, projekteittain ja ajanjaksoittain, ja nämä summat syöttävät todistuksia ja raportteja.
Kyllä. Sopimus luodaan vapaaehtoisen tietojen pohjalta kirjallisessa muodossa, ja se jää tietueeseen muiden allekirjoitettujen asiakirjojen rinnalle.
Jo kirjattujen tuntien ja toimintojen perusteella, joihin vapaaehtoinen on osallistunut. Todistuksessa mainitaan ajanjakso ja toimintojen tyyppi.
Kyllä. Toiminto liitetään projektiin, joten tunnit raportoidaan sekä vapaaehtoisittain että rahoitetun projektin mukaan — hyödyllistä, kun rahoittaja pyytää vapaaehtoistyön panosta.
Kyllä. Vapaaehtoisen tietueeseen tallennetaan suoritetut koulutukset ja allekirjoitetut suostumukset — tietosuoja, lapsensuojelu, turvallisuusohjeistus — päivämäärineen.
Kyllä. Kyse on samasta henkilöstä eri rooleissa, ja tiimi näkee kaikki roolit yhdessä paikassa ennen kuin lähettää hänelle pyynnön.
Käytettävyys, tehtävien jako toimintoihin, kirjatut tunnit ja todistukset — yhdestä tietueesta.
