Presupuesto por partidas, no por total
Un financiador no pregunta cuánto ha gastado, sino cuánto ha gastado en cada partida aprobada. En 4ong el presupuesto del proyecto se introduce por partidas de gasto elegible —personal, desplazamientos, equipamiento, subcontrataciones, costes indirectos—, y cada gasto registrado se asigna a una partida. El consumo se ve en tiempo real, con el importe pendiente en cada partida, de modo que las desviaciones se detectan en el mes en que se producen y no en la justificación final, cuando son difíciles o imposibles de corregir.
Plazos de justificación, con responsable
Cada convenio de financiación trae su propio calendario: un informe intermedio a los seis meses, un informe financiero al final y solicitudes de reembolso a intervalos fijos. Cuando la organización gestiona cinco proyectos con cinco financiadores distintos, ese calendario se convierte en la fuente más frecuente de urgencias. En la plataforma los plazos están asociados al proyecto, con un responsable y una alerta antes del vencimiento, y el panel muestra qué informe toca en el periodo siguiente.
Informes para el financiador, construidos a partir de datos
El informe financiero se construye a partir de los gastos ya asignados a las partidas presupuestarias, y el narrativo parte de las actividades realizadas y de los indicadores comprometidos, con su estado. Como ambos proceden de la misma fuente, la cifra del informe narrativo y la del financiero ya no se contradicen. Los justificantes permanecen adjuntos a los gastos, de modo que, en una auditoría o en una verificación del financiador, el expediente se reconstruye en minutos.
Cofinanciación y trabajo voluntario
Muchas financiaciones exigen una aportación propia, y una parte de ella puede cubrirse con trabajo voluntario reconocido como aportación en especie. Como las horas de voluntariado se registran por actividades vinculadas al proyecto, la contribución se calcula a partir de datos reales y no de una estimación al final. El resto de la cofinanciación —donaciones destinadas al proyecto, patrocinios, ingresos propios— se controla por separado, para que siempre sepa cuánto falta por cubrir.
