Desde la inscripción hasta la primera actividad
El voluntario se inscribe con sus datos de contacto, sus competencias y los tramos horarios en los que puede estar disponible. El coordinador crea la actividad —un día de limpieza, un reparto de ayuda, un taller— con la fecha, el lugar, el número de voluntarios necesarios y la persona responsable. La asignación se hace a partir de la lista de disponibles, y los voluntarios reciben su confirmación. Nada de esto depende ya de quién tiene la buena lista en su teléfono personal.
Registro de horas y por qué importa
Las horas se registran por cada actividad, no de forma global al final del año. Así sabe exactamente cuántas horas ha aportado cada voluntario, cuántas ha consumido un proyecto y cuánto vale, como aportación, el trabajo voluntario de su organización. En los informes para financiadores, la contribución en trabajo voluntario se reconoce con frecuencia como cofinanciación, y un registro llevado por actividad es el único que resiste una verificación, a diferencia de una cifra redonda estimada al final.
Contratos y certificados de voluntariado
En 4ong el contrato se genera desde la ficha del voluntario y queda adjunto allí, junto con el registro de formación y los acuerdos firmados. El certificado se emite a partir de las horas ya registradas y de las actividades en las que participó el voluntario, de modo que no hay que reconstruirlo de memoria cuando un estudiante lo pide para su expediente.
Los voluntarios, en la imagen completa de la organización
Muy a menudo, la misma persona es voluntario, donante y socio. Guardadas en archivos separados, estas tres funciones nunca se ven juntas, y la organización acaba pidiendo dinero a alguien que acaba de dedicar cuarenta horas. En la plataforma la persona es una sola, con sus funciones, y la comunicación puede tenerlo en cuenta.
