Cómo es una ficha de donante
La ficha reúne en una sola pantalla los datos de contacto, el consentimiento para recibir comunicaciones, el origen por el que el simpatizante llegó a la organización (un evento, una recomendación, una campaña en línea) y la lista completa de importes recibidos, con fecha y método de pago. Debajo está el historial de comunicaciones: qué informe le envió, a qué evento acudió y qué agradecimiento recibió. Así, cuando prepare la campaña de fin de año, ya no envía el mismo mensaje a todos: sabe quién dona desde hace cinco años, quién donó una sola vez y quién dejó de hacerlo hace tres meses.
Donaciones recurrentes, seguidas automáticamente
Las donaciones recurrentes son la fuente de ingresos más estable de una ONG y, paradójicamente, la peor controlada: una domiciliación bancaria se detiene y la organización se entera seis meses después. En 4ong cada donación recurrente tiene su importe, su frecuencia y la fecha prevista de la siguiente. Cuando un cobro esperado no llega, la plataforma lo marca, para que pueda llamar o escribir al donante antes de que la relación se enfríe. El informe mensual muestra cuántos donantes recurrentes tiene, qué parte del total representan y cuál es su tasa de retención.
Recibos y certificados de donación
Desde la ficha del donante se genera el recibo de donación y, previa solicitud, el certificado anual con el total recibido: el documento que muchos donantes piden para su archivo personal.
Proteger los datos de los donantes
Los datos de los donantes son datos personales y, en muchas organizaciones, hoy circulan como archivos adjuntos por correo electrónico. 4ong los guarda en un solo lugar, con acceso por roles: el voluntario que prepara un evento no ve los importes, el contable ve los movimientos y la junta directiva ve los informes agregados. Los datos se alojan en la Unión Europea, y el consentimiento para comunicaciones queda registrado en la ficha, con su fecha y canal, exactamente lo que el RGPD le exige poder demostrar.
