Et budget pr. linje, ikke en samlet sum
En bevillingsgiver spørger ikke, hvor meget du har brugt, men hvor meget du har brugt på hver godkendt udgiftslinje. I 4ong indtastes projektbudgettet pr. støtteberettiget udgiftslinje — personale, rejser, udstyr, underleverancer, indirekte omkostninger — og hver registreret udgift fordeles på en linje. Forbruget ses i realtid med det beløb, der er tilbage på hver linje, så overskridelser opdages i den måned, de opstår, og ikke ved den endelige rapportering, hvor de er svære eller umulige at rette.
Rapporteringsfrister med en ansvarlig
Hver finansieringsaftale kommer med sin egen kalender: en delrapport efter seks måneder, en økonomisk rapport til sidst, refusionsanmodninger med faste intervaller. Når organisationen driver fem projekter med fem forskellige bevillingsgivere, bliver den kalender den hyppigste kilde til nødsituationer. I platformen sidder fristerne på projektet med en ansvarlig og en påmindelse, før de forfalder, og oversigten viser, hvilken rapport der kommer næst.
Bevillingsrapporter, bygget på data
Den økonomiske rapport bygges ud fra de udgifter, der allerede er fordelt på budgetlinjer, og den narrative starter fra de gennemførte aktiviteter og de forpligtede indikatorer med deres status. Fordi begge kommer fra samme kilde, modsiger tallet i den narrative rapport ikke længere tallet i den økonomiske. Bilagene hæftes på udgifterne, så ved en revision eller en kontrol fra bevillingsgiveren samles sagen igen på få minutter.
Medfinansiering og frivilligt arbejde
Mange bevillinger kræver en egen andel, og en del af den kan dækkes af frivilligt arbejde, der anerkendes som bidrag i naturalier. Fordi de frivillige timer registreres på aktiviteter knyttet til projektet, beregnes bidraget ud fra reelle data og ikke et skøn ved slutningen. Resten af medfinansieringen — gaver øremærket projektet, sponsorater, egne indtægter — følges særskilt, så du altid ved, hvor meget der stadig skal dækkes.
