Fra tilmelding til første aktivitet
Den frivillige tilmelder sig med kontaktoplysninger, kompetencer og de tidsrum, hvor vedkommende kan være til rådighed. Koordinatoren opretter aktiviteten — en oprydningsdag, en hjælpeuddeling, en workshop — med dato, sted, antal nødvendige frivillige og den ansvarlige person. Tilknytningen sker ud fra listen over dem, der er til rådighed, og de frivillige får en bekræftelse. Intet af dette afhænger længere af, hvem der har den gode liste liggende på sin egen telefon.
Registrering af timer, og hvorfor det betyder noget
Timer registreres pr. aktivitet og ikke samlet ved årets slutning. Så ved du præcis, hvor mange timer hver frivillig har bidraget med, hvor mange timer et projekt har brugt, og hvad det frivillige arbejde i din organisation er værd som bidrag. I rapporter til bevillingsgivere anerkendes frivilligt arbejde ofte som medfinansiering — og en log, der føres pr. aktivitet, er den eneste, der holder til en kontrol, i modsætning til et rundt tal, der er skønnet ved slutningen.
Aftaler og certifikater
I 4ong genereres aftalen fra frivilligprofilen og forbliver knyttet til den sammen med kursusregistreringen og de underskrevne samtykker. Certifikatet udstedes ud fra de timer, der allerede er registreret, og de aktiviteter, den frivillige har deltaget i, så det ikke længere skal rekonstrueres fra hukommelsen, når en studerende beder om det.
Frivillige i organisationens samlede billede
Meget ofte er den samme person frivillig, donor og medlem. Holdt i separate filer bliver disse tre roller aldrig set samlet, og organisationen ender med at bede om penge fra en, der netop har givet fyrre timer. I platformen er personen én, med sine roller, og kommunikationen kan tage højde for det.
