Sådan ser en donorfil ud
Filen samler på ét skærmbillede kontaktoplysninger, samtykke til kommunikation, kilden, hvorigennem støtten nåede frem til organisationen (et arrangement, en henvisning, en online-kampagne), og den fulde liste over modtagne beløb med dato og betalingsmetode. Under den ligger kommunikationshistorikken: hvilken rapport du har sendt, til hvilket arrangement vedkommende kom, hvilken tak vedkommende har fået. Når du forbereder årets sidste kampagne, sender du ikke længere den samme besked til alle — du ved, hvem der har doneret i fem år, hvem der kun har doneret én gang, og hvem der holdt op for tre måneder siden.
Tilbagevendende donationer følges automatisk
Tilbagevendende donationer er den mest stabile indtægt, en NGO har, og samtidig, paradoksalt nok, den dårligst fulgte: en betalingsaftale stopper, og organisationen opdager det seks måneder senere. I 4ong har hver tilbagevendende donation sit beløb, sin frekvens og sin næste forventede dato. Når en forventet betaling ikke dukker op, markerer platformen den, så du kan ringe til eller skrive til donoren, før relationen dør ud. Den månedlige rapport viser, hvor mange tilbagevendende donorer du har, hvor stor en andel de udgør af den samlede indtægt, og hvordan din fastholdelsesrate ser ud.
Kvitteringer og bekræftelser
Fra donorfilen genererer du donationskvitteringen og, efter anmodning, den årlige bekræftelse med det samlede beløb, der er modtaget — det dokument, mange støtter beder om.
Beskyttelse af støtternes data
Donordata er personoplysninger, og i mange organisationer cirkulerer de i dag som vedhæftede filer i e-mails. 4ong opbevarer dem ét sted med adgang efter roller: den frivillige, der forbereder et arrangement, ser ikke beløbene, revisoren ser betalingerne, og bestyrelsen ser de samlede rapporter. Data hostes i EU, og samtykket til kommunikation registreres på filen med dato og kanal — præcis det, som GDPR kræver, at du kan dokumentere.
