Rozpočet po položkách, ne jen celkem
Poskytovatel se neptá, kolik jste utratili, ale kolik jste utratili na každou schválenou položku. V 4ong se rozpočet projektu zadává po způsobilých položkách výdajů — personál, cestovné, vybavení, subdodávky, nepřímé náklady — a každý zaznamenaný výdaj se přiřadí k položce. Čerpání je vidět v reálném čase, s částkou zbývající na každé položce, takže překročení se zaznamená v měsíci, kdy nastane, a ne až při závěrečném vykazování, kdy se dá opravit jen obtížně, nebo vůbec.
Termíny vykazování s odpovědnou osobou
Každá smlouva o financování má svůj vlastní kalendář: průběžná zpráva v šesti měsících, závěrečná finanční zpráva, žádosti o proplacení v pevných intervalech. Když organizace vede pět projektů s pěti různými poskytovateli, stává se tento kalendář nejčastějším zdrojem krizí. Na platformě jsou termíny navázány na projekt s odpovědnou osobou a upozorněním před termínem a přehled ukazuje, která zpráva přichází jako další.
Zprávy pro poskytovatele, sestavené z dat
Finanční zpráva se sestavuje z výdajů, které už jsou přiřazeny k položkám rozpočtu, a věcná zpráva vychází z realizovaných aktivit a sjednaných ukazatelů s jejich stavem. Protože obě vycházejí ze stejného zdroje, číslo ve věcné zprávě a číslo ve finanční zprávě si už neodporují. Doklady zůstávají připojeny k výdajům, takže při auditu nebo kontrole poskytovatele se spis sestaví během několika minut.
Spolufinancování a dobrovolnická práce
Mnoho grantů vyžaduje vlastní podíl a část může pokrýt dobrovolnická práce uznaná jako nepeněžní příspěvek. Protože hodiny dobrovolníků se zaznamenávají u aktivit navázaných na projekt, příspěvek se počítá z reálných dat, ne z odhadu na konci. Zbytek spolufinancování — dary určené na projekt, sponzoring, vlastní výnosy — se sleduje odděleně, takže vždy víte, kolik ještě chybí pokrýt.
