Vaše databáze dobrovolníků, jejich dostupnost, přiřazení k aktivitám a evidence hodin — dobrovolnické dohody a osvědčení vydávané ze stejných dat.
Dobrovolníci jsou nejcennějším zdrojem, který mnoho organizací má, a obvykle nejhůř zdokumentovaným: seznam telefonních čísel ve skupině pro zprávy, papírová prezenční listina a osvědčení napsané narychlo, když ho někdo potřebuje k přijímacímu řízení na vysokou školu. 4ong vede databázi dobrovolníků s dostupností a dovednostmi každé osoby, přiřazuje je k aktivitám, zaznamenává odpracované hodiny a z téhož místa vydává dobrovolnickou dohodu a osvědčení. Celkový počet hodin se pak ve výroční zprávě stává skutečným ukazatelem dopadu, ne odhadem.
Dobrovolník se zaregistruje s kontaktními údaji, dovednostmi a časovými úseky, kdy může být k dispozici. Koordinátor vytvoří aktivitu — úklid, distribuci pomoci, workshop — s datem, místem, počtem potřebných dobrovolníků a odpovědnou osobou. Přiřazení se provede ze seznamu dostupných lidí a dobrovolníci dostanou potvrzení. Nic z toho už nezávisí na tom, kdo drží dobrý seznam ve svém osobním telefonu.
Hodiny se zaznamenávají u každé aktivity, ne souhrnně na konci roku. Díky tomu přesně víte, kolik hodin každý dobrovolník přispěl, kolik hodin spotřeboval projekt a jakou hodnotu představuje dobrovolnická práce ve vaší organizaci jako příspěvek. Ve zprávách pro finanční podporovatele se dobrovolnická práce často uznává jako spolufinancování — a evidence vedená u každé aktivity je jediná, která obstojí při kontrole, na rozdíl od kulatého čísla odhadnutého na konci.
Dobrovolník má nárok na písemnou dobrovolnickou dohodu a na osvědčení o vykonané činnosti. V 4ong se dohoda vygeneruje z karty dobrovolníka a zůstává připojena tam spolu se záznamem o školeních a podepsanými souhlasy. Osvědčení se vydá z již zaznamenaných hodin a aktivit, kterých se dobrovolník zúčastnil, takže se už nemusí rekonstruovat z paměti, když o něj student požádá.
Velmi často je tatáž osoba dobrovolník, dárce a člen zároveň. Vedeny v oddělených souborech se tyto tři role nikdy neuvidí pohromadě a organizace pak žádá peníze od člověka, který právě odpracoval čtyřicet hodin. V platformě je osoba jedna, se svými rolemi, a komunikace z toho může vycházet.
U každé aktivity, osobou, která za ni odpovídá. Hodiny se automaticky sčítají podle dobrovolníka, projektu a období a tyto součty vstupují do osvědčení a zpráv.
Ano. Dohoda se vygeneruje z karty dobrovolníka v písemné podobě a zůstává připojena ke kartě spolu s dalšími podepsanými dokumenty.
Z již zaznamenaných hodin a aktivit, kterých se dobrovolník zúčastnil. Osvědčení uvádí období a druh aktivit.
Ano. Aktivita je navázána na projekt, takže hodiny se vykazují jak podle dobrovolníka, tak podle financovaného projektu — užitečné, když finanční podporovatel žádá doklad o příspěvku dobrovolnické práce.
Ano. Karta dobrovolníka uchovává absolvovaná školení a podepsané souhlasy — ochrana osobních údajů, ochrana dětí, poučení o bezpečnosti — s datem, kdy proběhly.
Ano. Je to tatáž osoba s různými rolemi a tým před odesláním žádosti vidí všechny role na jednom místě.
Dostupnost, přiřazení k aktivitám, zaznamenané hodiny a osvědčení — z jediné karty.
