Um orçamento por rubrica, não por total
Um financiador não pergunta quanto gastou, mas quanto gastou em cada rubrica aprovada. Na 4ong, o orçamento do projeto introduz-se por rubrica de despesa elegível — recursos humanos, deslocações, equipamentos, subcontratação, custos indiretos — e cada despesa registada é imputada a uma rubrica. O consumo vê-se em tempo real, com o montante restante em cada rubrica, para que os desvios sejam notados no mês em que ocorrem e não na prestação de contas final, quando são difíceis de corrigir ou impossíveis.
Prazos de relatório, com responsável
Cada contrato de financiamento traz o seu próprio calendário: relatório intercalar aos seis meses, relatório financeiro no fim, pedidos de reembolso em intervalos fixos. Quando a organização tem cinco projetos com cinco financiadores diferentes, esse calendário torna-se a fonte mais frequente de urgências. Na plataforma, os prazos ficam associados ao projeto, com responsável e alerta antes do vencimento, e o painel mostra qual o próximo relatório a entregar no período seguinte.
Relatórios para o financiador, construídos a partir dos dados
O relatório financeiro constrói-se a partir das despesas já imputadas às rubricas do orçamento, e o narrativo parte das atividades realizadas e dos indicadores assumidos, com o respetivo estado. Como ambos saem da mesma fonte, o valor do relatório narrativo e o do financeiro deixam de se contradizer. Os documentos justificativos ficam anexados às despesas, pelo que, numa auditoria ou numa verificação do financiador, o processo reconstitui-se em minutos.
Cofinanciamento e trabalho voluntário
Muitos financiamentos exigem uma contribuição própria, e parte dela pode ser coberta por trabalho voluntário reconhecido como contributo em espécie. Como as horas de voluntariado se registam em atividades ligadas ao projeto, a contribuição calcula-se a partir de dados reais, e não de uma estimativa feita no final. O restante cofinanciamento — donativos consignados ao projeto, patrocínios, receitas próprias — acompanha-se em separado, para que se saiba sempre quanto falta cobrir.
