A base de voluntários, a sua disponibilidade, a afetação a atividades e o registo das horas — com contratos e certificados de voluntariado emitidos a partir dos mesmos dados.
Os voluntários são o recurso mais valioso de muitas organizações e, em regra, o menos documentado: uma lista de números de telefone num grupo de mensagens, uma folha de presenças em papel e um certificado escrito à pressa quando alguém o pede para a candidatura à universidade. A 4ong mantém a base de voluntários com a disponibilidade e as competências de cada pessoa, afeta-os a atividades, regista as horas trabalhadas e emite, a partir do mesmo local, o contrato e o certificado de voluntariado. E o total de horas torna-se um indicador real de impacto no relatório anual, e não uma estimativa.
O voluntário inscreve-se com os dados de contacto, as competências e os intervalos em que pode estar disponível. O coordenador cria a atividade — um dia de limpeza, uma distribuição de ajuda, uma oficina — com a data, o local, o número de voluntários necessários e o responsável. A afetação faz-se a partir da lista dos disponíveis, e os voluntários recebem a confirmação. Nada disto depende já de quem guarda a lista certa no telemóvel pessoal.
As horas registam-se por atividade, e não globalmente no fim do ano. Assim, sabe-se exatamente quantas horas contribuiu cada voluntário, quantas horas consumiu um projeto e quanto vale, como contributo, o trabalho voluntário na organização. Nos relatórios para financiadores, o trabalho voluntário é muitas vezes reconhecido como cofinanciamento — e um registo mantido por atividade é o único que resiste a uma verificação, ao contrário de um número redondo estimado no final.
É exigido um contrato de voluntariado escrito, e o voluntário tem direito a um certificado que atesta a atividade desenvolvida. Na 4ong, o contrato gera-se a partir da ficha do voluntário e fica anexado a essa ficha, juntamente com o registo das formações e os consentimentos assinados. O certificado emite-se com base nas horas já registadas e nas atividades em que o voluntário participou, pelo que deixa de ser reconstituído de memória quando um estudante o pede para o processo de candidatura.
Muitas vezes, a mesma pessoa é voluntária, doadora e membro. Guardados em ficheiros separados, estes três papéis nunca se veem em conjunto, e a organização acaba por pedir dinheiro a alguém que acabou de dar quarenta horas. Na plataforma, a pessoa é uma só, com os seus papéis, e a comunicação pode ser feita com conhecimento de causa.
Por atividade, pelo responsável da mesma. As horas somam-se automaticamente por voluntário, por projeto e por período, e esses totais alimentam os certificados e os relatórios.
Sim. O contrato gera-se a partir dos dados da ficha do voluntário, na forma escrita, e fica anexado à ficha juntamente com os restantes documentos assinados.
A partir das horas já registadas e das atividades em que o voluntário participou. O certificado indica o período e o tipo de atividades.
Sim. Uma atividade fica associada a um projeto, pelo que as horas são reportadas tanto por voluntário como por projeto financiado — útil quando o financiador pede a contribuição em trabalho voluntário.
Sim. A ficha do voluntário guarda as formações concluídas e os consentimentos assinados — proteção de dados, proteção de menores, instrução de segurança — com a data em que foram realizados.
Sim. É a mesma pessoa, com papéis diferentes, e a equipa vê todos os papéis num só lugar antes de lhe enviar um pedido.
Disponibilidade, afetação a atividades, horas registadas e certificados emitidos em conformidade com o enquadramento legal — a partir de uma única ficha.
