Como é uma ficha de doador
A ficha reúne num único ecrã os dados de contacto, o consentimento para comunicações, a origem através da qual o apoiante chegou à organização (um evento, uma recomendação, uma campanha online) e a lista completa dos montantes recebidos, com data e forma de pagamento. Por baixo está o histórico de comunicação: que relatório foi enviado, a que evento assistiu, que agradecimento recebeu. Assim, ao preparar a campanha de fim de ano, deixa de se enviar a mesma mensagem a todos — sabe-se quem doa há cinco anos, quem doou uma única vez e quem parou de doar há três meses.
Doações recorrentes acompanhadas automaticamente
As doações recorrentes são a fonte de receita mais estável de uma ONG e, paradoxalmente, a mais mal acompanhada: uma ordem permanente deixa de ser executada e a organização só dá por isso seis meses depois. Na 4ong, cada doação recorrente tem o seu montante, a sua periodicidade e a data prevista da próxima entrega. Quando um pagamento esperado não chega, a plataforma sinaliza-o, para que se possa contactar o apoiante antes de a relação esmorecer. O relatório mensal mostra quantos apoiantes recorrentes existem, que parte do total representam e qual é a taxa de retenção.
Recibos e certificados
A partir da ficha do doador gera-se o recibo de donativo e, a pedido, o certificado anual com o total recebido — o documento que muitos apoiantes pedem para os seus registos pessoais.
Proteção dos dados dos apoiantes
Os dados dos doadores são dados pessoais e, em muitas organizações, circulam hoje como anexos de correio eletrónico. A 4ong guarda-os num só lugar, com acesso por funções: o voluntário que prepara um evento não vê os montantes, o contabilista vê os lançamentos e a direção vê os relatórios agregados. Os dados estão alojados na União Europeia, e o consentimento para comunicações fica registado na ficha, com a data e o canal — exatamente o que o RGPD exige que se consiga demonstrar.
