Az önkéntesek nyilvántartása, rendelkezésre állásuk, a tevékenységekre való beosztásuk és az órarögzítés — az önkéntes-megállapodásokkal és igazolásokkal együtt, ugyanabból az adatból kiállítva.
Az önkéntesek sok szervezet legértékesebb erőforrásai, és általában a legrosszabbul dokumentáltak: egy telefonszámlista egy üzenetküldő csoportban, egy papíros jelenléti ív, és egy igazolás, amelyet sietve írnak meg, amikor valakinek egy egyetemi jelentkezéshez kell. A 4ong egy helyen vezeti az önkéntes-nyilvántartást mindenki rendelkezésre állásával és készségeivel, beosztja őket tevékenységekre, rögzíti a ledolgozott órákat, és ugyanonnan állítja ki az önkéntes-megállapodást és az igazolást. Az összes óra így az éves beszámolóban valós hatásmutató lesz, nem becslés.
Az önkéntes elérhetőségeivel, készségeivel és azokkal az időszakokkal jelentkezik, amikor rendelkezésre állhat. A koordinátor létrehozza a tevékenységet — egy takarítási napot, egy segélyosztást, egy műhelyt — a dátummal, a hellyel, a szükséges önkéntesek számával és a felelőssel. A beosztás a rendelkezésre állók listájából történik, az önkéntesek pedig visszaigazolást kapnak. Ezek egyike sem függ többé attól, ki tartja a jó listát a személyes telefonján.
Az órákat tevékenységenként rögzítik, nem évvégén összesítve. Így pontosan tudják, hány órát dolgozott az egyes önkéntes, mennyi órát emésztett fel egy projekt, és mennyit ér az önkéntes munka a szervezetben mint hozzájárulás. A finanszírozói beszámolókhoz az önkéntes munka gyakran társfinanszírozásként ismerhető el — és a tevékenységenként vezetett nyilvántartás az egyetlen, amely egy ellenőrzést is kiáll, szemben a végén becsült kerek számmal.
Az önkéntes-megállapodást írásban kell megkötni, és az önkéntest megilleti az elvégzett tevékenységet igazoló igazolás joga. A 4ong-ban a megállapodás az önkéntes adatlapjából készül, és ott marad a képzési nyilvántartással és az aláírt nyilatkozatokkal együtt. Az igazolás a már rögzített órákból és az önkéntes által részt vett tevékenységekből készül, így nem kell emlékezetből rekonstruálni, amikor egy diák kéri a jelentkezéséhez.
Nagyon gyakran ugyanaz a személy önkéntes, adományozó és tag is. Külön fájlokban tartva ez a három szerep soha nem látszik együtt, és a szervezet olyantól kér pénzt, aki éppen negyven órát adott. A platformon a személy egy, a szerepeivel együtt, és a kommunikáció ennek tudatában történhet.
Tevékenységenként, a felelős által. Az órák automatikusan összeadódnak önkéntesenként, projektenként és időszakonként, és az összesítések táplálják az igazolásokat és a jelentéseket.
Igen. A megállapodás az önkéntes adatlapjából készül, írásbeli formában, és a többi aláírt dokumentummal együtt az adatlaphoz csatolva marad.
A már rögzített órákból és az önkéntes által részt vett tevékenységekből. Az igazolás feltünteti az időszakot és a tevékenységek típusát.
Igen. A tevékenység projekthez kapcsolódik, így az órák mind önkéntesenként, mind a finanszírozott projektenként jelenthetők — hasznos, ha a finanszírozó az önkéntes munka hozzájárulását kéri.
Igen. Az önkéntes adatlapja tartalmazza a teljesített képzéseket és az aláírt nyilatkozatokat — adatvédelem, gyermekvédelem, biztonsági oktatás —, a végzés dátumával együtt.
Igen. Ugyanaz a személy, eltérő szerepekkel, és a csapat egy helyen látja az összes szerepet, mielőtt megkeresi.
Rendelkezésre állás, beosztás tevékenységekre, rögzített órák és kiállított igazolások — egyetlen nyilvántartásból.
