Adományozók kezelése civil szervezeteknek

Egy adatlap minden támogatóhoz a teljes adakozási előzménnyel, az ismétlődő adományok automatikus nyomon követésével, a nyugtákat pedig a platformról állítják ki — nem egy táblázatból, amelyet egyetlen ember őriz.

Egy egyesületben vagy alapítványban az adományozókra vonatkozó információk szétszóródnak: egy táblázat a banki beérkezésekkel, egy másik a vállalati támogatókkal, plusz egy mappa kézzel írt nyugtákkal. Amikor elmegy az, aki a fájlokat vezette, a szervezet elveszíti a memóriáját. A 4ong mindezt egyetlen adományozói adatlapba gyűjti: ki ő, hogyan talált rátok, mennyit és mikor adott, rendszeresen ad-e, milyen nyugtákat kapott és milyen beszámolót küldtetek neki. Ezekből másodpercek alatt elkészülnek az adománynyugták és igazolások, a következő kampány szegmentálása pedig ugyanebből az adatból történik.

Egyetlen adományozói adatlap — elérhetőségek, forrás, teljes adakozási és kommunikációs előzmény egy helyen.
Egyszeri és ismétlődő adományok — összeg, gyakoriság, következő várt dátum, automatikus jelzéssel, ha egy ismétlődő adomány megszakad.
Adománynyugták és igazolások az adatlapból, folyamatos számozással és letölthető archívummal.
Vállalati szponzorálás, a szerződéssel és az összeggel a vállalati adományozóhoz kötve.
Szegmentálás érték, támogatói múlt, támogatott cél vagy csatorna szerint, célzott kommunikációhoz.
Import a meglévő táblázatokból, több listán szereplő támogatók duplikátumainak kiszűrésével.
Szerepkör szerinti hozzáférés — a műveleti csapat, a könyvelő és az igazgatótanács csak azt látja, amire szüksége van (GDPR).

Hogyan néz ki egy adományozói adatlap

Az adatlap egyetlen képernyőn gyűjti össze az elérhetőségeket, a kommunikációs hozzájárulást, azt a forrást, amelyen át a támogató a szervezethez került (esemény, ajánlás, online kampány), valamint a kapott összegek teljes listáját, dátummal és fizetési móddal. Alatta a kommunikációs előzmény áll: melyik beszámolót küldtétek, melyik eseményen vett részt, milyen köszönő üzenetet kapott. Így az év végi kampány előkészítésekor nem ugyanazt az üzenetet küldi mindenkinek — tudja, ki ad öt éve, ki adott egyszer, és ki hagyott abba három hónapja.

Automatikusan követett ismétlődő adományok

Az ismétlődő adományok a szervezet legstabilabb bevételi forrásai, és paradox módon a leggyengébben követettek: egy állandó megbízás leáll, a szervezet pedig fél év múlva veszi észre. A 4ong-ban minden ismétlődő adományhoz tartozik az összeg, a gyakoriság és a következő várt beérkezés dátuma. Ha egy várt befizetés nem érkezik meg, a platform megjelöli, hogy még azelőtt felhívhassák vagy írhassanak a támogatónak, mielőtt a kapcsolat kihűl. A havi jelentés megmutatja, hány ismétlődő támogatója van, mekkora részt képviselnek az összbevételből, és milyen a megtartási arányuk.

Nyugták és igazolások

Az adományozói adatlapból kiállítható az adománynyugta, kérésre pedig az éves igazolás a befolyt összeg teljes értékével — ezt a dokumentumot sok támogató kéri. Mivel az előzmény évről évre megmarad, pontosan tudják, kit kell újra megkeresni a következő kampányban, és nem kell a listát minden alkalommal a nulláról összeállítani.

A támogatói adatok védelme

Az adományozói adatok személyes adatok, és sok szervezetnél ma e-mail mellékletekben utaznak. A 4ong egyetlen helyen tartja őket, szerepkör szerinti hozzáféréssel: az eseményt előkészítő önkéntes nem látja az összegeket, a könyvelő látja a tranzakciókat, az igazgatótanács pedig az összesített jelentéseket. Az adatok az Európai Unióban vannak tárolva, a kommunikációs hozzájárulást pedig az adatlapon rögzítik a dátummal és a csatornával — pontosan azt, amit a GDPR szerint igazolni kell tudni.

Domande frequenti

Importálhatom az adományozói listát táblázatból?

Igen. Töltse fel a jelenleg használt fájlokat, párosítsa az oszlopokat, és a platform létrehozza az adományozói adatlapokat. A több listán szereplő támogatókat a rendszer duplikátum-kiszűrésre javasolja, így ugyanaz a személy nem kerül háromszor az adatbázisba.

Honnan tudom, hogy egy ismétlődő adomány megszakadt?

Minden ismétlődő adományhoz tartozik a következő befizetés várt dátuma. Ha az összeg a beállított időablakban nem érkezik meg, az adományt megszakadtként jelöli a rendszer, és megjelenik a nyomonkövetési listán, hogy felvehesse a kapcsolatot a támogatóval.

Állít ki a platform adománynyugtát?

Igen. A nyugta az adományozói adatlapból készül, folyamatos számozással, és a szervezet letölthető archívumában marad. Ugyanonnan állítható ki a személy teljes adakozását tartalmazó éves igazolás is.

Vállalati szponzorációkat is rögzíthetek?

Igen. Adományozó lehet magánszemély vagy vállalat. Vállalatok esetében a szponzorálási szerződés és az összeg az adatlaphoz kapcsolódik, az éves beszámoló pedig külön mutatja a magánszemélyi és a vállalati adakozást.

Ki láthatja a szervezeten belül az adományozott összegeket?

A hozzáférés szerepkör szerint van megadva. Egy önkéntes csak az eseményhez szükséges elérhetőségeket láthatja, az összegek és a pénzügyi dokumentumok pedig csak azoknak a szerepköröknek látszanak, akiknek szükségük van rájuk.

Helyettesíti az adományozói modul a könyvelőprogramot?

Nem. A 4ong a működési adományozói nyilvántartást vezeti, és az adatokat a könyvelés felé exportálja. A kettős könyvelés a szervezet könyvelőjénél vagy annak könyvelőprogramjánál marad.

Risorse correlate

Adománygyűjtő kampányok →Használja az adományozói szegmenseket a következő kampány célcsoportjaként.Projektek és támogatások →Kapcsolja össze a kapott adományokat az általuk finanszírozott projekttel.Önkéntesek kezelése →Sok adományozó önkéntes is — lássa ugyanannak a személynek mindkét szerepét.

Vigye minden adományozóját egyetlen nyilvántartásba

Importálja a jelenleg vezetett fájlokat, és néhány percen belül minden támogatónak lesz adatlapja előzménnyel, ismétlődő adományokkal és nyugtákkal.

Vedi i piani Parla con un consulente