Έργα και χρηματοδοτήσεις για ΜΚΟ

Κάθε έργο με την πηγή χρηματοδότησής του, προϋπολογισμό ανά επιλέξιμη γραμμή δαπάνης, τις προθεσμίες αναφοράς του και αναφορές που δημιουργούνται από τα δεδομένα που έχουν ήδη καταχωρηθεί.

Ένα χρηματοδοτούμενο έργο ζει ταυτόχρονα σε τρία σημεία: η σύμβαση σε έναν φάκελο, ο προϋπολογισμός σε ένα υπολογιστικό φύλλο και οι δαπάνες στον λογιστή. Όταν φτάνει η προθεσμία αναφοράς, κάποιος περνά μια εβδομάδα ανασυνθέτοντας τα ποσά και ελέγχοντας ποια δαπάνη ήταν επιλέξιμη. Η 4ong κρατά το έργο σε ένα μέρος: τον χρηματοδότη και τη σύμβαση, τον προϋπολογισμό αναλυμένο ανά γραμμή, τις δαπάνες καταχωρισμένες στη σωστή γραμμή, τις δραστηριότητες και τους δείκτες για τους οποίους έχει δοθεί δέσμευση, καθώς και το ημερολόγιο αναφορών. Οι αφηγηματικές και οι οικονομικές αναφορές δημιουργούνται από τα ίδια δεδομένα, άρα ελέγχονται αντί να ανασυντίθενται από την αρχή.

Έργα με χρηματοδότη, σύμβαση, περίοδο υλοποίησης και συνολική αξία.
Προϋπολογισμός αναλυμένος ανά επιλέξιμη γραμμή δαπάνης, με τα ποσά που έχουν δαπανηθεί και τα ποσά που απομένουν.
Δαπάνες καταχωρισμένες σε μια γραμμή προϋπολογισμού και σε μια δραστηριότητα, με το δικαιολογητικό συνημμένο.
Συγχρηματοδότηση που παρακολουθείται χωριστά, συμπεριλαμβανομένης της συνεισφοράς σε εθελοντική εργασία.
Δεσμευμένες δραστηριότητες και δείκτες, με την κατάστασή τους ενημερωμένη.
Ημερολόγιο αναφορών με προθεσμίες και υπεύθυνους, για κάθε χρηματοδότη.
Αφηγηματικές και οικονομικές αναφορές που δημιουργούνται από τα δεδομένα του έργου.
Χαρτοφυλάκιο έργων για το διοικητικό συμβούλιο, με την εκτέλεση του προϋπολογισμού για κάθε έργο.

Προϋπολογισμός ανά γραμμή, όχι συνολικό ποσό

Ένας χρηματοδότης δεν ρωτά πόσα δαπανήσατε, αλλά πόσα δαπανήσατε σε κάθε εγκεκριμένη γραμμή. Στην 4ong, ο προϋπολογισμός του έργου καταχωρίζεται ανά επιλέξιμη γραμμή δαπάνης — προσωπικό, ταξίδια, εξοπλισμός, υπεργολαβίες, έμμεσο κόστος — και κάθε καταχωρισμένη δαπάνη κατανέμεται σε μία γραμμή. Η κατανάλωση φαίνεται σε πραγματικό χρόνο, με το ποσό που μένει σε κάθε γραμμή, ώστε οι υπερβάσεις να εντοπίζονται τον μήνα που συμβαίνουν και όχι στην τελική αναφορά, όταν είναι δύσκολο ή αδύνατο να διορθωθούν.

Προθεσμίες αναφοράς, με υπεύθυνο

Κάθε συμφωνία χρηματοδότησης έχει το δικό της ημερολόγιο: ενδιάμεση αναφορά στους έξι μήνες, οικονομική αναφορά στο τέλος, αιτήματα επιστροφής δαπανών σε σταθερά διαστήματα. Όταν ο οργανισμός έχει πέντε έργα με πέντε διαφορετικούς χρηματοδότες, αυτό το ημερολόγιο γίνεται η πιο συνηθισμένη πηγή επειγόντων. Στην πλατφόρμα, οι προθεσμίες βρίσκονται πάνω στο έργο, με υπεύθυνο και ειδοποίηση πριν από τη λήξη τους, και ο πίνακας ελέγχου δείχνει ποια αναφορά έρχεται στη συνέχεια.

Αναφορές προς τους χρηματοδότες, από δεδομένα

Η οικονομική αναφορά δημιουργείται από τις δαπάνες που έχουν ήδη κατανεμηθεί σε γραμμές προϋπολογισμού, ενώ η αφηγηματική ξεκινά από τις δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν και τους δείκτες για τους οποίους έχει δοθεί δέσμευση, με την κατάστασή τους. Επειδή και οι δύο προέρχονται από την ίδια πηγή, ο αριθμός στην αφηγηματική αναφορά και ο αριθμός στην οικονομική δεν έρχονται πια σε αντίφαση. Τα δικαιολογητικά παραμένουν συνημμένα στις δαπάνες, έτσι σε έναν έλεγχο ή μια επαλήθευση από τον χρηματοδότη ο φάκελος ανασυντίθεται σε λίγα λεπτά.

Συγχρηματοδότηση και εθελοντική εργασία

Πολλές χρηματοδοτήσεις απαιτούν ίδια συμμετοχή, και ένα μέρος της μπορεί να καλυφθεί από εθελοντική εργασία που αναγνωρίζεται ως συνεισφορά σε είδος. Επειδή οι ώρες εθελοντισμού καταγράφονται σε δραστηριότητες συνδεδεμένες με το έργο, η συνεισφορά υπολογίζεται από πραγματικά δεδομένα και όχι από εκτίμηση στο τέλος. Το υπόλοιπο της συγχρηματοδότησης — δωρεές προορισμένες για το έργο, χορηγίες, ίδια έσοδα — παρακολουθείται χωριστά, ώστε να ξέρετε πάντα πόσο μένει ακόμη να καλυφθεί.

Domande frequenti

Μπορώ να παρακολουθώ πολλά έργα με διαφορετικούς χρηματοδότες;

Ναι. Κάθε έργο έχει τον δικό του χρηματοδότη, τη σύμβαση, τον προϋπολογισμό και το ημερολόγιο αναφορών, και η προβολή χαρτοφυλακίου δείχνει την εκτέλεση του προϋπολογισμού σε όλα τα ενεργά έργα.

Πώς παρακολουθείται ο προϋπολογισμός ανά γραμμή δαπάνης;

Ο προϋπολογισμός καταχωρίζεται στις γραμμές που έχει εγκρίνει ο χρηματοδότης, και κάθε δαπάνη κατανέμεται σε μία γραμμή. Η πλατφόρμα δείχνει διαρκώς το ποσό που έχει δαπανηθεί και το ποσό που απομένει σε κάθε γραμμή.

Επισυνάπτονται τα δικαιολογητικά;

Ναι. Κάθε δαπάνη μπορεί να φέρει τα δικαιολογητικά της, ώστε ο φάκελος αναφοράς να ανασυντίθεται γρήγορα σε μια επαλήθευση.

Πώς αναφέρεται η συνεισφορά της εθελοντικής εργασίας;

Από τις ώρες που καταγράφονται σε δραστηριότητες συνδεδεμένες με το έργο. Επειδή η καταγραφή γίνεται ανά δραστηριότητα, η συνεισφορά προκύπτει από πραγματικά δεδομένα και όχι από εκτίμηση στο τέλος.

Η πλατφόρμα μου υπενθυμίζει τις προθεσμίες αναφοράς;

Ναι. Οι προθεσμίες βρίσκονται πάνω στο έργο, με υπεύθυνο, και ο πίνακας ελέγχου δείχνει τις αναφορές που έρχονται στην επόμενη περίοδο.

Η οικονομική αναφορά αντικαθιστά τα λογιστικά βιβλία;

Όχι. Η αναφορά δημιουργείται από τις επιχειρησιακές καταγραφές του έργου και συμφωνεί με τη λογιστική του οργανισμού, αλλά η διπλογραφική λογιστική παραμένει στον λογιστή ή στο πρόγραμμά του.

Μπορεί το διοικητικό συμβούλιο να δει την κατάσταση των έργων;

Ναι. Υπάρχει προβολή χαρτοφυλακίου με τα ενεργά έργα, την εκτέλεση του προϋπολογισμού και τους δεσμευμένους δείκτες, κατάλληλη για τις συνεδριάσεις του συμβουλίου.

Risorse correlate

Διαχείριση εθελοντών →Οι ώρες που καταγράφονται σε ένα έργο γίνονται εθελοντική συνεισφορά σε είδος.Εκστρατείες συγκέντρωσης κεφαλαίων →Καλύψτε τη συγχρηματοδότηση ενός έργου μέσω μιας αφιερωμένης εκστρατείας.Διαχείριση δωρητών →Συνδέστε τις δωρεές που κατευθύνονται προς το έργο που στηρίζουν.

Κρατήστε τα χρηματοδοτούμενα έργα σε ένα μέρος

Προϋπολογισμός ανά γραμμή, δαπάνες με συνημμένα δικαιολογητικά, προθεσμίες με υπεύθυνο και αναφορές που δημιουργούνται από δεδομένα και όχι από τη μνήμη.

Vedi i piani Parla con un consulente