Από την εγγραφή έως την πρώτη δραστηριότητα
Ο εθελοντής εγγράφεται με τα στοιχεία επικοινωνίας, τις δεξιότητές του και τα χρονικά διαστήματα κατά τα οποία μπορεί να είναι διαθέσιμος. Ο συντονιστής δημιουργεί τη δραστηριότητα — μια ημέρα καθαρισμού, μια διανομή βοήθειας, ένα εργαστήριο — με την ημερομηνία, τον χώρο, τον αριθμό των εθελοντών που χρειάζονται και τον υπεύθυνο. Η ανάθεση γίνεται από τη λίστα των διαθέσιμων, και οι εθελοντές λαμβάνουν την επιβεβαίωση. Τίποτε από αυτά δεν εξαρτάται πια από το ποιος κρατά τη σωστή λίστα στο προσωπικό του τηλέφωνο.
Καταγραφή ωρών και γιατί έχει σημασία
Οι ώρες καταγράφονται ανά δραστηριότητα, και όχι συνολικά στο τέλος του έτους. Έτσι ξέρετε ακριβώς πόσες ώρες συνέβαλε κάθε εθελοντής, πόσες ώρες απορρόφησε ένα έργο και τι αξίζει η εθελοντική εργασία στον οργανισμό σας ως συνεισφορά. Στις αναφορές προς τους χρηματοδότες, η εθελοντική εργασία αναγνωρίζεται συχνά ως συγχρηματοδότηση — και ένα αρχείο που τηρείται ανά δραστηριότητα είναι το μόνο που αντέχει σε έλεγχο, σε αντίθεση με έναν στρογγυλό αριθμό που εκτιμάται στο τέλος.
Συμφωνίες και πιστοποιητικά
Στην 4ong, η συμφωνία δημιουργείται από την καρτέλα του εθελοντή και παραμένει συνημμένη εκεί, μαζί με το αρχείο εκπαιδεύσεων και τις συναινέσεις που έχουν υπογραφεί. Το πιστοποιητικό εκδίδεται από τις ώρες που έχουν ήδη καταγραφεί και τις δραστηριότητες στις οποίες συμμετείχε ο εθελοντής, ώστε να μην χρειάζεται πια να ανασυντεθεί από τη μνήμη όταν ένας φοιτητής το ζητήσει.
Οι εθελοντές στην πλήρη εικόνα του οργανισμού
Πολύ συχνά το ίδιο πρόσωπο είναι εθελοντής, δωρητής και μέλος. Όταν αυτοί οι τρεις ρόλοι κρατούνται σε χωριστά αρχεία, δεν φαίνονται ποτέ μαζί, και ο οργανισμός καταλήγει να ζητά χρήματα από κάποιον που μόλις πρόσφερε σαράντα ώρες. Στην πλατφόρμα το πρόσωπο είναι ένα, με τους ρόλους του, και η επικοινωνία μπορεί να λαμβάνει υπόψη αυτούς τους ρόλους.
