Διαχείριση δωρητών για ΜΚΟ

Μία καρτέλα για κάθε υποστηρικτή, με πλήρες ιστορικό δωρεών, τακτικές δωρεές που παρακολουθούνται αυτόματα και αποδείξεις που εκδίδονται από την πλατφόρμα — όχι από ένα υπολογιστικό φύλλο που κρατά ένα μόνο πρόσωπο.

Σε έναν σύλλογο ή ένα ίδρυμα, οι πληροφορίες για τους δωρητές διασκορπίζονται: ένα φύλλο για τα ποσά που έφτασαν στην τράπεζα, ένα τρίτο για τους εταιρικούς χορηγούς και ένας φάκελος με χειρόγραφες αποδείξεις. Όταν φεύγει το πρόσωπο που κρατούσε τα αρχεία, ο οργανισμός χάνει τη μνήμη του. Η 4ong συγκεντρώνει όλα αυτά σε μία καρτέλα δωρητή: ποιος είναι, πώς σας βρήκε, πόσα έδωσε και πότε, αν δωρίζει τακτικά, ποιες αποδείξεις έλαβε και ποια αναφορά του στείλατε. Από εκεί, οι αποδείξεις δωρεάς και τα πιστοποιητικά δημιουργούνται σε δευτερόλεπτα, και τα τμήματα για την επόμενη εκστρατεία προκύπτουν από τα ίδια δεδομένα.

Μία ενιαία καρτέλα δωρητή — στοιχεία επικοινωνίας, πηγή, πλήρες ιστορικό δωρεών και επικοινωνίας, σε ένα μέρος.
Μεμονωμένες και τακτικές δωρεές — ποσό, συχνότητα, επόμενη αναμενόμενη ημερομηνία, με αυτόματη σήμανση όταν μια τακτική δωρεά σταματά.
Αποδείξεις δωρεάς και πιστοποιητικά που δημιουργούνται από την καρτέλα, με συνεχή αρίθμηση και αρχείο προς λήψη.
Εταιρική χορηγία, με τη σύμβαση και το ποσό συνδεδεμένα με τον εταιρικό δωρητή.
Κατάτμηση ανά αξία, παλαιότητα, υποστηριζόμενη αιτία ή κανάλι, για στοχευμένη επικοινωνία.
Εισαγωγή από τα υπάρχοντα υπολογιστικά φύλλα σας, με αφαίρεση διπλοεγγραφών υποστηρικτών που εμφανίζονται σε περισσότερες λίστες.
Πρόσβαση ανά ρόλο — το επιχειρησιακό προσωπικό, ο λογιστής και το διοικητικό συμβούλιο βλέπουν μόνο ό,τι χρειάζονται (GDPR).

Πώς είναι μια καρτέλα δωρητή

Η καρτέλα συγκεντρώνει σε μία οθόνη τα στοιχεία επικοινωνίας, τη συναίνεση για επικοινωνίες, την πηγή μέσω της οποίας ο υποστηρικτής έφτασε στον οργανισμό (εκδήλωση, σύσταση, διαδικτυακή εκστρατεία) και την πλήρη λίστα των ποσών που λήφθηκαν, με ημερομηνία και τρόπο πληρωμής. Κάτω από αυτήν βρίσκεται το ιστορικό επικοινωνίας: ποια αναφορά του στείλατε, σε ποια εκδήλωση ήρθε, ποιο ευχαριστήριο έλαβε. Έτσι, όταν ετοιμάζετε την εκστρατεία τέλους έτους, δεν στέλνετε πια το ίδιο μήνυμα σε όλους — ξέρετε ποιος δωρίζει εδώ και πέντε χρόνια, ποιος έδωσε μία φορά και ποιος σταμάτησε πριν από τρεις μήνες.

Τακτικές δωρεές που παρακολουθούνται αυτόματα

Οι τακτικές δωρεές είναι η πιο σταθερή πηγή εσόδων μιας ΜΚΟ και, παραδόξως, η χειρότερα παρακολουθούμενη: μια πάγια εντολή σταματά, και ο οργανισμός το μαθαίνει έξι μήνες αργότερα. Στην 4ong, κάθε τακτική δωρεά έχει το ποσό, τη συχνότητα και την επόμενη αναμενόμενη ημερομηνία είσπραξης. Όταν μια αναμενόμενη είσπραξη δεν εμφανίζεται, η πλατφόρμα τη σημαίνει, ώστε να καλέσετε ή να γράψετε στον υποστηρικτή πριν χαλαρώσει η σχέση. Η μηνιαία αναφορά δείχνει πόσους τακτικούς υποστηρικτές έχετε, ποιο μερίδιο του συνολικού εισοδήματος αντιπροσωπεύουν και ποιο είναι το ποσοστό διατήρησής τους.

Αποδείξεις και πιστοποιητικά

Από την καρτέλα του δωρητή δημιουργείτε την απόδειξη δωρεάς και, κατόπιν αιτήματος, το ετήσιο πιστοποιητικό με το σύνολο των ποσών που λήφθηκαν — το έγγραφο που ζητούν πολλοί υποστηρικτές.

Προστασία των δεδομένων των υποστηρικτών

Τα δεδομένα δωρητών είναι προσωπικά δεδομένα, και σε πολλούς οργανισμούς κυκλοφορούν σήμερα ως συνημμένα αρχεία στο e-mail. Η 4ong τα κρατά σε ένα μέρος, με πρόσβαση ανά ρόλο: ο εθελοντής που ετοιμάζει μια εκδήλωση δεν βλέπει τα ποσά, ο λογιστής βλέπει τις κινήσεις, και το διοικητικό συμβούλιο βλέπει τις συγκεντρωτικές αναφορές. Τα δεδομένα φιλοξενούνται στην Ευρωπαϊκή Ένωση, και η συναίνεση για επικοινωνίες καταγράφεται στην καρτέλα, με ημερομηνία και κανάλι — ακριβώς αυτό που σας ζητά ο GDPR να μπορείτε να αποδείξετε.

Domande frequenti

Μπορώ να εισαγάγω τη λίστα δωρητών μου από υπολογιστικό φύλλο;

Ναι. Ανεβάστε τα αρχεία που χρησιμοποιείτε σήμερα, αντιστοιχίστε κάθε στήλη, και η πλατφόρμα δημιουργεί τις καρτέλες των δωρητών. Οι υποστηρικτές που εμφανίζονται σε περισσότερες λίστες προτείνονται για αφαίρεση διπλοεγγραφών, ώστε το ίδιο πρόσωπο να μην καταλήξει τρεις φορές στη βάση σας.

Πώς μαθαίνω ότι μια τακτική δωρεά σταμάτησε;

Κάθε τακτική δωρεά έχει μια αναμενόμενη ημερομηνία για την επόμενη είσπραξη. Αν το ποσό δεν εμφανιστεί μέσα στο καθορισμένο διάστημα, η δωρεά σημαίνεται ως διακοπείσα και εμφανίζεται στη λίστα παρακολούθησης, ώστε να επικοινωνήσετε με τον υποστηρικτή.

Η πλατφόρμα εκδίδει αποδείξεις δωρεάς;

Ναι. Η απόδειξη δημιουργείται από την καρτέλα του δωρητή, με συνεχή αρίθμηση, και παραμένει στο αρχείο του οργανισμού προς λήψη. Από το ίδιο σημείο εκδίδεται και το ετήσιο πιστοποιητικό με το συνολικό ποσό δωρεών ενός προσώπου.

Μπορούν να καταγραφούν και οι εταιρικές χορηγίες;

Ναι. Ένας δωρητής μπορεί να είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο. Για εταιρείες, η σύμβαση χορηγίας και το ποσό συνδέονται με την καρτέλα, και η ετήσια αναφορά διαχωρίζει τις ατομικές δωρεές από τις εταιρικές.

Ποιος μέσα στον οργανισμό βλέπει τα δωρηθέντα ποσά;

Η πρόσβαση δίνεται ανά ρόλο. Ένας εθελοντής μπορεί να βλέπει μόνο τα στοιχεία επικοινωνίας που χρειάζονται για μια εκδήλωση, ενώ τα ποσά και τα οικονομικά έγγραφα παραμένουν ορατά μόνο στους ρόλους που τα χρειάζονται.

Η μονάδα δωρητών αντικαθιστά το λογιστικό πρόγραμμα;

Όχι. Η 4ong κρατά τις επιχειρησιακές καρτέλες των δωρητών και εξάγει τα δεδομένα προς τη λογιστική. Η διπλογραφική λογιστική παραμένει στον λογιστή σας ή στο λογιστικό του πρόγραμμα.

Risorse correlate

Εκστρατείες συγκέντρωσης κεφαλαίων →Χρησιμοποιήστε τα τμήματα των δωρητών ως λίστα-στόχο για την επόμενη εκστρατεία.Έργα και χρηματοδοτήσεις →Συνδέστε τις δωρεές που λαμβάνετε με το έργο που χρηματοδοτούν.Διαχείριση εθελοντών →Πολλοί δωρητές είναι και εθελοντές — δείτε και τους δύο ρόλους του ίδιου προσώπου.

Φέρτε όλους τους δωρητές σε μία ενιαία καρτέλα

Εισαγάγετε τα αρχεία που έχετε σήμερα και, σε λίγα λεπτά, κάθε υποστηρικτής έχει καρτέλα με ιστορικό, τακτικές δωρεές και αποδείξεις.

Vedi i piani Parla con un consulente