O fișă unică pentru fiecare susținător, cu tot istoricul de donații, donațiile recurente urmărite automat și chitanțele emise din platformă — nu dintr-un fișier Excel ținut de o singură persoană.
Când pleacă persoana care ținea fișierele, organizația își pierde memoria. 4ong strânge totul într-o fișă de donator: cine este, cum a ajuns la voi, cât a dat și când, dacă donează recurent, ce chitanțe a primit și ce raport i-ați trimis. De acolo, chitanțele și adeverințele de donație se generează în câteva secunde, iar segmentarea pentru campania următoare se face din aceleași date.
Sub ea stă istoricul de comunicare: ce raport i-ați trimis, la ce eveniment a venit, ce mulțumire a primit. Astfel, când pregătiți campania de sfârșit de an, nu mai trimiteți același mesaj tuturor — știți cine donează de cinci ani, cine a donat o singură dată și cine s-a oprit acum trei luni.
Donațiile recurente sunt cea mai stabilă sursă de venit a unui ONG și, paradoxal, cea mai prost urmărită: un ordin de plată se oprește, iar organizația află după șase luni. În 4ong fiecare donație recurentă are suma, frecvența și data următoarei încasări. Când o încasare așteptată nu apare, platforma o marchează, ca să puteți suna sau scrie susținătorului înainte ca relația să se stingă. Raportul lunar arată câți susținători recurenți aveți, cât reprezintă ei din total și care este rata de retenție.
Datele de donator sunt date cu caracter personal, iar în multe organizații ele circulă astăzi ca fișiere atașate pe e-mail. 4ong le ține într-un singur loc, cu acces pe roluri: voluntarul care pregătește un eveniment nu vede sumele, contabilul vede tranzacțiile, iar consiliul director vede rapoartele agregate. Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană, iar consimțământul pentru comunicări este înregistrat pe fișă, cu data și canalul — exact ce vă cere GDPR să puteți demonstra.
Da. Încărcați fișierele pe care le folosiți acum, alegeți ce coloană înseamnă ce, iar platforma creează fișele de donator. Susținătorii care apar în mai multe liste sunt propuși pentru deduplicare, ca să nu ajungeți cu aceeași persoană de trei ori în bază.
Fiecare donație recurentă are o dată așteptată pentru următoarea încasare. Dacă suma nu apare în intervalul stabilit, donația este marcată ca întreruptă și apare în lista de urmărire, ca să puteți lua legătura cu susținătorul.
Da. Chitanța se generează din fișa donatorului, cu numerotare continuă, și rămâne în arhiva descărcabilă a organizației. Tot de acolo se poate emite adeverința anuală cu totalul donațiilor unei persoane.
Da. Un donator poate fi persoană fizică sau juridică.
Accesul se dă pe roluri. Un voluntar poate avea acces doar la datele de contact necesare pentru un eveniment, în timp ce sumele și documentele financiare rămân vizibile doar pentru rolurile care au nevoie de ele.
Nu. 4ong ține evidența operațională a donatorilor și exportă datele către contabilitate. Partida dublă rămâne la contabilul organizației sau la programul lui de contabilitate.
Imporți fișierele pe care le ai acum, iar în câteva minute fiecare susținător are o fișă cu istoric, donații recurente și chitanțe.
