Întrebări frecvente

Pornești în câteva minute: creezi organizația, activezi modulele de care ai nevoie (donatori, campanii, voluntari, proiecte) și îți inviți colegii. Configurarea unei asociații mici — import donatori, o campanie deschisă și lista de voluntari — se face de obicei într-o singură zi de lucru.

Da. Exporți fișierul în CSV și îl încarci în 4ong, unde mapezi coloanele pe câmpurile noastre (nume, e-mail, telefon, tip de donator, sumă, dată). Importul detectează duplicatele după e-mail și cod fiscal sau CNP, ca să nu ajungi cu aceeași persoană de trei ori în bază. Poți rula un import de probă pe câteva rânduri înainte să confirmi.

În loc de un carnet de chitanțe, un tabel cu voluntari și un dosar cu contracte, ai o singură bază în care fiecare donator, membru și voluntar are istoric complet. Formularele Google rămân utile pentru înscrieri rapide — imporți răspunsurile în 4ong, unde emiți chitanțe, urmărești cotizațiile și raportezi orele de voluntariat fără să mai copiezi nimic manual.

Fiecare donator are o fișă cu date de contact, istoricul donațiilor, campaniile pe care le-a susținut și documentele emise pe numele lui. Vezi imediat cât a donat în total, când a fost ultima donație și dacă are un angajament recurent activ. Donatorii se pot segmenta — persoane fizice, companii, donatori recurenți, donatori inactivi — și lucra pe liste.

Înregistrezi un angajament recurent (lunar, trimestrial sau anual) cu sumă și dată de start, iar 4ong urmărește fiecare scadență și îți arată ce s-a încasat și ce a rămas restant. Când o donație recurentă se oprește, donatorul apare în lista de recuperare, ca să știi pe cine să contactezi.

Da. Pentru donațiile de la persoane fizice generezi chitanțe cu serie și număr, iar pentru susținerea din partea firmelor păstrezi contractele de sponsorizare încheiate în baza Legii 32/1994. Companiile au nevoie de aceste documente pentru deducerea prevăzută de Codul fiscal (Legea 227/2015, art. 25 alin. (4) lit. i)), iar tu le ai grupate pe donator și pe an fiscal.

Da. Ții evidența formularelor 230 primite — pe hârtie sau colectate online — grupate pe an fiscal și pe persoana care le-a adus, și urmărești câte au fost depuse și ce sume au intrat efectiv. Sumele se virează doar dacă organizația este înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (înscriere cu formularul 163), iar 4ong îți ține la îndemână datele necesare pentru dosar și pentru raportul către consiliul director.

Creezi campania cu un obiectiv de strângere, o perioadă și un scop clar, apoi legi de ea donațiile, evenimentele și voluntarii implicați. Pagina campaniei îți arată în timp real cât s-a strâns din obiectiv, câți donatori au contribuit și care este donația medie.

Da. Fiecare campanie are propriul obiectiv, propriul buget de costuri și propriile rapoarte, iar donațiile se alocă pe campanie chiar la înregistrare. Compari ce a funcționat — campania de Crăciun, o strângere de urgență sau campania de redirecționare a 3,5% — și decizi unde merită efortul echipei anul următor.

Un raport de campanie cu totalul strâns față de obiectiv, numărul de donatori noi și recurenți, sursa donațiilor și costul campaniei. Îl poți exporta pentru consiliul director sau pentru raportul anual de activitate al asociației.

Fiecare voluntar are o fișă cu date de contact, disponibilitate, competențe și activitățile la care a participat. Îi poți grupa pe echipe sau pe proiecte și vezi dintr-o privire cine este activ, cine nu a mai venit de câteva luni și cui i-a expirat contractul de voluntariat.

Da. Pentru fiecare voluntar înregistrezi contractul de voluntariat și fișa de voluntariat cerute de Legea 78/2014, cu data de început, durata și activitatea. La finalul colaborării ai la îndemână tot ce îți trebuie pentru certificatul de voluntar și pentru raportul de activitate anexat acestuia.

Orele se pontează pe activitate, proiect sau eveniment — fie de coordonator, fie de voluntar, cu validare ulterioară. Totalurile se cumulează automat pe voluntar, pe proiect și pe perioadă, ceea ce îți folosește atât la certificatele de voluntar, cât și la raportarea contribuției în natură către finanțatori.

Fiecare proiect are finanțatorul, contractul de finanțare, perioada de implementare, bugetul pe linii și activitățile planificate. Cheltuielile se alocă pe linie de buget, așa că vezi în orice moment cât ai consumat din fiecare linie și cât mai ai disponibil până la finalul proiectului.

Ai execuția bugetară pe linii, lista cheltuielilor cu documentele justificative atașate, orele de voluntariat alocate proiectului și indicatorii de rezultat. De aici ies raportul financiar și cel narativ, în loc să le reconstruiești din extrase de cont și bibliorafturi cu câteva zile înainte de termen.

Da. Fondurile nerambursabile, sponsorizările, donațiile și cotizațiile se țin separat, fiecare cu destinația ei, ca să poți demonstra că banii cu destinație specială au fost folosiți conform contractului. Vezi și situația consolidată a organizației, pe toate sursele de venit.

Ai registrul membrilor cu data aderării, tipul calității (membru fondator, membru, membru de onoare), statutul curent și istoricul hotărârilor adunării generale care îi privesc. Structura urmează cerințele de evidență ale unei asociații constituite conform OG 26/2000.

Definești cotizația pe categorie de membru și pe perioadă, iar 4ong îți arată cine a plătit, cine are restanțe și de cât timp. Poți trimite remindere înainte de scadență și poți scoate lista membrilor cu drept de vot pentru adunarea generală fără să mai verifici extrasele manual.

Pentru că într-o organizație neguvernamentală numărul de oameni implicați variază de la lună la lună, iar un preț per utilizator te-ar împinge să ții voluntarii și coordonatorii în afara sistemului. La 4ong plătești un abonament cu toate modulele incluse și adaugi câți colegi și voluntari ai nevoie, fără cost suplimentar. Plata se face prin card sau transfer bancar, lunar sau anual, cu reducere la plata anuală.

Da, începi cu o perioadă de test fără card, în care poți importa datele reale și configura primele campanii. Dacă decizi să continui, datele rămân exact acolo unde le-ai pus — nu reiei configurarea de la zero.

Da. Dacă ai o asociație și o fundație, sau filiale locale, le gestionezi din același cont și comuți între ele, fiecare cu donatorii, campaniile, voluntarii și proiectele ei. Definești roluri și permisiuni pe utilizator — un coordonator de voluntari, de exemplu, nu are nevoie să vadă sumele donate.

Primești suport în aplicație și asistență la migrarea datelor. 4ong face parte din ecosistemul 4b2b alături de 4invoices (facturare), 4notify (SMS și WhatsApp), 4appointments (programări) și 4hosting — poți trimite mulțumirile către donatori prin 4notify sau emite facturile pentru serviciile organizației prin 4invoices.

Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană și pot fi exportate oricând, fără blocaj de furnizor. Fiecare persoană din bază are consimțământul și preferințele de comunicare înregistrate, așa că o cerere de acces sau de ștergere se rezolvă din fișa ei, cu jurnal al acțiunilor. Accesul se dă pe roluri, ca datele sensibile ale donatorilor și beneficiarilor să fie văzute doar de cine are nevoie de ele.

Exporți oricând donatorii, membrii, voluntarii, donațiile și proiectele într-un format deschis, ca să le duci mai departe sau să le arhivezi conform propriei politici de retenție. Nu blocăm exportul și nu îl ascundem în spatele unui plan superior. Backupurile rulează zilnic, iar organizația păstrează controlul asupra propriilor date.